OnTool

La Plataforma OnTool permite conocer todos los mantenimientos correctivos y preventivos de tu flota: programados, realizados, pendientes. Con herramientas como reportes, avisos de vencimientos de mantenimientos, próximos a realizarse, entre muchas otras funcionalidades. Esta Plataforma, además de ser un administrador de este tipo de mantenimientos, nos permite también generar formularios dinámicos, que son el complemento ideal para el seguimiento oportuno de los mantenimientos de tu flota.

Mantenimiento Correctivo y Preventivo

Mantenimiento Correctivo y Preventivo

Tipos de Mantenimientos

Mantenimiento correctivo

Mantenimiento correctivo es aquel que consiste en arreglar los problemas a medida que van surgiendo. Es decir, no se invierte tiempo en la planificación, ya que si se identifica algún problema en el activo que se deba reparar en el momento, se aplica este tipo de mantenimiento. 

Mantenimiento preventivo

Un mantenimiento preventivo es el que se basa en evitar los fallos del activo por desgaste (por ejemplo al recorrer cierto kilometraje, usar ciertas horas el motor, o simplemente realizar revisiones planificadas al activo) y una solución es ir reemplazando piezas del vehículo que pudieran sufrir algún problema con el paso del tiempo. 

Ahora que ya tenemos identificados los dos tipos de mantenimientos frecuentes y que son los que vamos a utilizar en nuestra Plataforma OnTool, procederemos a conocer las funcionalidades de ésta. 

Funcionalidades

En OnTool tenemos varias funcionalidades las cuales permiten que la administración de los mantenimientos sea completa y eficaz. Te explicaremos cada una de éstas para que al crear mantenimientos puedas hacerlo de manera correcta y no presente complicaciones durante el proceso.

Funcionalidades

Inicio

Al ingresar a OnTool, lo primero que vamos a ver es nuestro “Dashboard” con la información más relevante de la plataforma, con los mantenimientos realizados, los que están próximos a realizarse, cuántos formularios han sido respondidos, el costo que representa cada tipo de mantenimiento, así como el costo que se ha generado en cada activo.

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Los componentes del Dashboard son:

Al ingresar al Dashboard por defecto se mostrará de la fecha actual hacia un año atrás. Por lo que toda la información que se muestra en esta sección es en relación a 12 meses de consulta.

Cajas de información: Se muestran 4 cajas con diferente información relacionada a nuestros mantenimientos y formularios. 

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Mantenimientos realizados por tipo (total): Esta caja de información nos muestra los tipos de mantenimientos que se han realizado, y a su vez nos muestra el costo total de cada tipo de mantenimiento. Los mantenimientos preventivos serán especificados uno por uno, mientras que los mantenimientos correctivos serán generalizados con el nombre “Correctivos” y nos mostrará el total de estos. 

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Mantenimientos realizados por vehículos (total): Se muestra la información de los vehículos a los que se les ha realizado un mantenimiento, en color amarillo se muestran los mantenimientos preventivos y en color rojo los correctivos. También se visualiza el costo total que ha generado cada uno de los vehículos en los mantenimientos que se le han realizado.

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Al hacer clic en la barra de colores (ya sea en total por tipo de mantenimiento o por vehículo), se abre una ventana en donde se muestra el listado de los vehículos a los que se les ha realizado el mantenimiento. En la columna de acciones, el botón amarillo nos muestra el detalle del mantenimiento, en donde veremos la configuración que se realizo al crear el mismo, también se muestra información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.

Listado de mantenimientos realizados:

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Detalle del mantenimiento:

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Mantenimientos próximos a realizar: Se visualiza la lista de los mantenimientos que estén próximos a realizarse, ya sea por horas de uso de motor, kilómetros recorridos y días. Un mantenimiento se programa por 3 factores: horas uso de motor, kilómetros recorridos y días (mes, trimestre, semestre, anual) y con base a esta programación, se estima una fecha próxima en la que se realizará el mantenimiento y también se muestran los días restantes que quedan de esta fecha estimada. 

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La información de esta tabla, está limitada a los últimos 30 registros que se hayan estimado. Si el mantenimiento está configurado por los 3 factores, se estimará cuál de los 3 está más cercano a suceder. Al ser una estimación lo que se muestra en esta tabla, los datos pueden estar cambiando constantemente, dependiendo del comportamiento del vehículo.

Gasto total en mantenimientos: Se muestra el total de gastos en mantenimientos dentro del periodo seleccionado en el filtro de fechas del dashboard. En color rojo se muestran los mantenimientos correctivos y en amarillo los preventivos. Al hacer clic sobre el nombre de cada mantenimiento, la información de este se ocultará y solo se mostrará el total de un gasto. 

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Funcionalidades

Mantenimientos Preventivos

Se muestra toda la información relacionada a los mantenimientos que se han generado en la plataforma, tanto de los correctivos como los preventivos.

Esta sección está conformada por diferentes pestañas, en las cuales tendremos la siguiente información:

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Se muestra el total de los mantenimientos preventivos que se han creado. Así como la cantidad de vehículos que están asignados al tipo de mantenimiento, cuántos están en estatus pendientes, cuantos ya se alertaron, la programación del mantenimiento (horas uso de motor, kilómetros recorridos, tiempo (días), la fecha de la siguiente revisión, a qué correos se mandará la alerta del mantenimiento, la descripción, si la alerta se mostrará en la pantalla de OnTracking. 

Para crear un mantenimiento preventivo, solo haz clic en el botón verde  image-1626666466856.png

Los campos obligatorios son: Nombre del mantenimiento, qué activo o activos serán asignados, el concepto por el cual se hará el mantenimiento. El campo Odómetro inicial no es editable y dependerá de que tu vehículo esté configurado correctamente con el odómetro actual para que el mantenimiento pueda llevarse a cabo.

En caso dado de no estar seguro de este dato, por favor contacta a tu administrador de Plataforma.

El mantenimiento se puede programar por 3 factores:

  1. Kilómetros: Especifica si el mantenimiento se llevará a cabo al cumplirse cierta cantidad de kilómetros recorridos, y también indica los kilómetros en el que se debe alertar antes de llegar a la cantidad especificada para llevar a cabo el mantenimiento.
  2. Tiempo: Indica si el mantenimiento se debe realizar cada “N” cantidad de días, ya sea mensual, trimestral, o bien; puedes indicar los días en la opción “otros”. También indica cuántos días de anticipación deseas que se te notifique antes de llegar a los días establecidos.
  3. Uso de motor: Configura si el mantenimiento se llevará a cabo a partir de que el motor se ha usado por ciertas horas e indica cuántas horas deseas que se te notifique antes de llegar a las horas especificadas.

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Las acciones que tenemos en el listado de mantenimientos son:

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Funcionalidades

Mantenimientos Correctivos

Se muestra el listado de todos los mantenimientos correctivos que se han realizado, así como los datos de la fecha y hora en las que se realizaron, el vehículo, taller y proveedores que hicieron el mantenimiento, valor y número de la factura y la cantidad de piezas que se utilizaron. 

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Para crear un mantenimiento correctivo, bastará en hacer clic en el botón verde superior derecho image-1626669486271.png

Los campos obligatorios son: nombre del mantenimiento, activos, conceptos, número y valor de la factura, tipo de repuesto y cantidad, la fecha en la que fue realizado el mantenimiento.

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Las acciones en el listado de mantenimiento correctivo son:

 

Funcionalidades

Pestañas dentro del menú "Mantenimientos"

Por vehículo

Se visualiza qué mantenimientos tiene asignados cada vehículo, y desde este listado se puede asignar un mantenimiento al vehículo. Cuando el check esté en color azul, indica que el mantenimiento esta en estado Pendiente, y en color amarillo que ya fue alertado.

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Al hacer clic en un check para asignar un mantenimiento, se muestra una ventana que nos indica editar la información del mantenimiento, que en este caso será con estado Realizado, por lo que debemos de ingresar los datos del taller, proveedor, el costo de la factura, el número de factura, y es muy importante que se ingresen las fechas en las que se realizó el mantenimiento y la hora, para que se pueda re-calcular el odómetro que tenía el vehículo en la fecha en la que se llevó a cabo el mantenimiento y así poder tener los datos correctos para que la plataforma nos alerte adecuadamente el próximo mantenimiento a realizarse.

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En el listado, se muestra un icono con la acción “detalle de mantenimiento”, en el cual visualizamos la información del mantenimiento por cada estado que hay: Pendiente, Alertado, Cancelado, Realizado y En orden de servicio.

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En cada pestaña se verá cada uno de los estados, así como los vehículos que estuvieron en ellos. Al hacer clic en “Ver detalle” veremos la configuración del mantenimiento que se realizó al crearlo, también se muestra información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.

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Pendientes

Este listado nos muestra los mantenimientos preventivos que están en estado pendiente.

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Las acciones que podemos realizar desde este listado son:

Alertados

Este listado nos muestra los mantenimientos preventivos que están en estatus Alertado. Podemos ver la fecha en la que se alertó el mantenimiento, así como el tiempo transcurrido desde el alertamiento, la información del vehículo, la placa y el nombre del mantenimiento alertado.

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Las acciones que podemos realizar desde este listado son:

Realizados

Este listado nos muestra los mantenimientos preventivos que están en estado Realizado. Podemos ver la fecha en la que se realizó el mantenimiento,la información del vehículo, la placa y el nombre del mantenimiento concluido, y el costo que generó el mismo. 

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En las acciones está el detalle del mantenimiento, donde veremos la configuración del mantenimiento que se realizó al crearlo e información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.

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Funcionalidades

Crear nuevo

Permite crear un nuevo mantenimiento determinando el tipo: Correctivo o Preventivo.

En caso dado de no estar seguro de este dato, por favor contacte a su administrador de Plataforma.

El mantenimiento se puede programar por 3 factores:

  1. Kilómetros: Especifica si el mantenimiento se llevará a cabo al cumplirse cierta cantidad de kilómetros recorridos, y también indica los kilómetros en el que se debe alertar antes de llegar a la cantidad especificada para llevar a cabo el mantenimiento.
  2. Tiempo: Indica si el mantenimiento se debe realizar cada “N” cantidad de días, ya sea mensual, trimestral, o bien; puedes indicar los días en la opción “otros”. También indica cuántos días de anticipación deseas que se te notifique antes de llegar a los días establecidos.
  3. Uso de motor: Configura si el mantenimiento se llevará a cabo a partir de que el motor se ha usado por ciertas horas e indica cuántas horas deseas que se te notifique antes de llegar a las horas especificadas.

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Funcionalidades

Órdenes de servicio

Las órdenes de servicio permiten tener un mayor control sobre las actividades a realizar durante el mantenimiento, así como las piezas que se utilizan para llevar a cabo la tarea asignada. Esta orden de servicio, ya contempla el costo que se conlleva en cada  tarea y en las piezas, por lo que podrás tener organizado también, los costos que representan estas tareas.

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Órdenes de servicio

Aquí se visualiza el listado de de las órdenes de servicio creadas, por lo que desde esta sección podrás administrar dichas órdenes para relacionarlas con mantenimientos.

En el ícono azul podrás crear una orden de servicio, asignando el vehículo, el proveedor y taller que llevará a cabo la actividad y asignar piezas que se utilizarán para esta tarea. En cada actividad definirás el tiempo que se llevará hacerla y a ese tiempo le deberás asignar un costo

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Es importante que al momento de crear órdenes de servicio, ya hayas dado de alta previamente proveedores, talleres, piezas y actividades para que no presente ningún inconveniente durante el proceso de creación.

Los datos que se muestran son el número de orden creado, la referencia, a qué vehículo se asignó la orden, el tipo mantenimiento que lleva la orden (preventivo o correctivo), la fecha de creación y el costo total que representa cada orden (ya incluye el costo por la actividad y por las piezas). 

En acciones podremos realizar las siguientes:

Piezas

Desde esta sección se agregan las piezas que van relacionadas a la orden de servicio. Es muy sencillo agregar información, solo haz clic en el botón ícono azul  para ingresar el nombre de la pieza, descripción, costo e impuesto.

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Funcionalidades

Alertas emitidas

Se muestran las alertas que se han emitido en los últimos 30 días, notificando de los mantenimientos que estaban por realizarse, visualizando la información del mantenimiento, el vehículo asignado y el mensaje de la alerta.

Lo más importante de esta sección es que se muestra la fecha del envío de la alerta, es decir; se muestra la fecha en la que la alerta se mostró en la pantalla de OnTracking.

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Funcionalidades

Talleres

Administra los talleres con los que trabajas, da de alta fácilmente esta información, ya que solo necesitas como campo obligatorio el nombre del taller. Recuerda que estos talleres son los que seleccionas cuando creas un mantenimiento correctivo, preventivo o al crear una orden de servicio.

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Funcionalidades

Proveedores

Administra los proveedores de partes; esta información es útil para los mantenimientos preventivos y correctivos, y es muy importante que tengas dados de alta estos datos, ya que para crear órdenes de servicio, es obligatorio tener proveedores con los que trabajes.

Es muy sencillo dar de alta un proveedor, solo necesitas el nombre.

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Funcionalidades

Actividad / Concepto

Esta sección te permite crear y administrar las actividades/conceptos que ingresas en las órdenes de servicio. Cada actividad deberá tener un nombre e irá enlazado con una categoría de mantenimiento. Estas actividades se listan al momento de crear una orden de servicio. 

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Funcionalidades

Formularios

Los formularios son una herramienta muy importante en los mantenimientos, ya que con esta funcionalidad puedes dar seguimiento a las actividades, saber qué tan eficaz fue el mantenimiento, si hubo complicaciones, etcétera.

Haz clic enimage-1626673883558.pngpara que puedas dar inicio a la creación de un formulario.

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Una vez que tenemos creados formularios, se mostrará un listado en donde se visualizarán todos los que se han creado. 

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En las acciones de este listado están:

Para mayor información, contacta a tu administrador de plataforma.

Formularios contestados

Este listado te mostrará quién, cuándo y en qué horario han respondido los formularios que has enviado.

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Las acciones que puedes realizar aquí, son:

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Funcionalidades

Configuración

En esta sección puedes realizar configuraciones adicionales para la plataforma OnTool. Todas las configuraciones realizadas aquí se aplican globalmente a todo el cliente.

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Formulario para crear mantenimiento correctivo

En esta sección puedes personalizar el formulario para la creación de mantenimientos correctivos. Las configuraciones disponibles son:

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Formulario para crear mantenimiento preventivo

Personaliza el formulario para la creación de mantenimientos preventivos con las siguientes opciones:

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Formulario para crear orden de servicio

En esta sección puedes personalizar el formulario para la creación de órdenes de servicio. Las opciones disponibles son:

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Guardar configuraciones

Recuerda hacer clic en el botón "Guardar" para que los cambios realizados se apliquen correctamente.

Ayuda para Distribuidores

Ayuda para Distribuidores

Asignar plataforma OnTool

Para asignar OnTool a tus clientes, sigue este proceso:

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El usuario que ingrese a OnTool sólo podrá ver las pestañas de las funcionalidades que hayas seleccionado y tengan la palomita color azul. 

Ayuda para Distribuidores

Detectar mantenimientos con errores

Este nuevo rediseño de OnTool tiene grandes mejoras, entre ellas, el poder detectar qué mantenimientos han sido configurados erróneamente, o cuáles presentan un error y no será posible que se alerten. Esta funcionalidad permite detectar estos mantenimientos a tiempo para realizar las correcciones necesarias y también permite generar buenas prácticas en las configuraciones y uso de esta plataforma.

Para ingresar a esta funcionalidad, deberá ingresar al usuario desde el Partners, con el icono de ubicación (a esto se le conoce como loginas).

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Al ingresar a la plataforma OnTracking en el menú de plataformas seleccionamos OnTool

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Al ingresar a OnTool hacemos clic en la pestaña Mantenimientos y seleccionamos Con errores

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En el listado visualizaremos todos los mantenimientos que presentan errores en la configuración, no tienen dato de odómetro u otras posibles causas. La información que nos da este listado es: el vehículo que tiene el mantenimiento, la placa, el nombre del mantenimiento que tiene error, el tipo de mantenimiento que es, el estado (que en este caso será error) y aquí mismo podremos ver cuántos errores tiene el mantenimiento y la fecha estimada en la que se debe alertar el mantenimiento.

Para ver los posibles errores que presenta el mantenimiento, hacemos clic en acciones en el icono azul image-1627314034610.png se mostrará un cuadro de dialogo con los errores y las soluciones para que el mantenimiento se alerte correctamente.

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Una vez detectados los errores, en este mismo listado podemos editar el mantenimiento image-1627314632483.png haciendo las correcciones que se indicaron en la información del error. 

En el icono image-1627314991350.png visualizaremos el detalle del mantenimiento y la configuración que se realizó al momento de crearlo, así como el historial de cambios que se han realizado, el usuario que hizo modificaciones, fecha, hora y las acciones que realizó.

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Al cancelar un mantenimiento image-1627315571560.png se evita que el mantenimiento se alerte en el vehículo que tiene asignado, es decir; si el mantenimiento está asignado a 5 vehículos, pero sólo en 1 presenta errores, cuando se cancele el mantenimiento sólo se evita que se alerte en el vehículo que presentó el error, pero seguirá asignado a los otros 4 vehículos restantes que no presentaron errores. 

 

Esta funcionalidad te permitirá identificar cuáles son los problemas más comunes que tienen tus clientes al programar sus mantenimientos, detectarlos a tiempo te ayudarán a crear buenas prácticas en OnTool.