Funcionalidades

En OnTool tenemos varias funcionalidades las cuales permiten que la administración de los mantenimientos sea completa y eficaz. Te explicaremos cada una de éstas para que al crear mantenimientos puedas hacerlo de manera correcta y no presente complicaciones durante el proceso.

• Inicio
• Mantenimientos Preventivos
• Mantenimientos Correctivos
• Pestañas dentro del menú "Mantenimientos"
• Crear nuevo
• Órdenes de servicio
• Alertas emitidas
• Talleres
• Proveedores
• Actividad / Concepto
• Formularios

Inicio

Al ingresar a OnTool, lo primero que vamos a ver es nuestro “Dashboard” con la información más relevante de la plataforma, con los mantenimientos realizados, los que están próximos a realizarse, cuántos formularios han sido respondidos, el costo que representa cada tipo de mantenimiento, así como el costo que se ha generado en cada activo.

Los componentes del Dashboard son:

Al ingresar al Dashboard por defecto se mostrará de la fecha actual hacia un año atrás. Por lo que toda la información que se muestra en esta sección es en relación a 12 meses de consulta.

Cajas de información: Se muestran 4 cajas con diferente información relacionada a nuestros mantenimientos y formularios. 

• Mantenimientos Realizados: Se visualiza el total de mantenimientos que se han realizado dentro del rango de fechas que se haya seleccionado en el filtro por fechas. Se indica cuántos de estos mantenimientos han sido preventivos y cuantos correctivos. 

• Crear mantenimiento: Al hacer clic se abre el modal para crear un mantenimiento del tipo correctivo.
• Ver más: Se redireccionará a la sección “Realizados” donde se mostrarán todos los mantenimientos realizados, tanto correctivos como preventivos.

• Mantenimiento Preventivo: Muestra la información del total de mantenimientos preventivos que estén en estado Pendiente, Alertado y Cancelado.
• Crear mantenimiento: Permite crear un mantenimiento del tipo preventivo.
• Ver más: Se redireccionará a la sección del listado de mantenimientos preventivos, donde se mostrarán todos los mantenimientos existentes, por lo que no se aplica el filtro de la fecha del dashboard en esta sección.

• Formularios: Muestra información del total de formularios que se han enviado, creado y los que han sido contestados dentro del rango de fechas del dashboard. 
  • Ver más: Se redireccionará a la sección del listado de todos los formularios creados, por lo que en esta sección no se aplica el filtro de fechas del dashboard.

• Otros: Se visualiza el total de proveedores, talleres y actividades/conceptos que se han dado de alta, este dato no cambiará en relación al filtro de fecha, ya que es un total general de proveedores, talleres y conceptos.
• Ver taller: Se redireccionará al administrador de talleres, donde se visualiza el listado de talleres existentes. 
• Ver proveedor: Se redireccionará al administrador de proveedores, donde se visualiza el listado de talleres proveedores. 

Mantenimientos realizados por tipo (total): Esta caja de información nos muestra los tipos de mantenimientos que se han realizado, y a su vez nos muestra el costo total de cada tipo de mantenimiento. Los mantenimientos preventivos serán especificados uno por uno, mientras que los mantenimientos correctivos serán generalizados con el nombre “Correctivos” y nos mostrará el total de estos. 

• En cada tipo de mantenimiento, se muestra una barra en color verde, y ésta estará dividida en partes, esto para hacer la separación de en qué vehículos se han realizado este tipo de mantenimientos preventivos.

Mantenimientos realizados por vehículos (total): Se muestra la información de los vehículos a los que se les ha realizado un mantenimiento, en color amarillo se muestran los mantenimientos preventivos y en color rojo los correctivos. También se visualiza el costo total que ha generado cada uno de los vehículos en los mantenimientos que se le han realizado.

Al hacer clic en la barra de colores (ya sea en total por tipo de mantenimiento o por vehículo), se abre una ventana en donde se muestra el listado de los vehículos a los que se les ha realizado el mantenimiento. En la columna de acciones, el botón amarillo nos muestra el detalle del mantenimiento, en donde veremos la configuración que se realizo al crear el mismo, también se muestra información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.

Listado de mantenimientos realizados:

Detalle del mantenimiento:

Mantenimientos próximos a realizar: Se visualiza la lista de los mantenimientos que estén próximos a realizarse, ya sea por horas de uso de motor, kilómetros recorridos y días. Un mantenimiento se programa por 3 factores: horas uso de motor, kilómetros recorridos y días (mes, trimestre, semestre, anual) y con base a esta programación, se estima una fecha próxima en la que se realizará el mantenimiento y también se muestran los días restantes que quedan de esta fecha estimada. 

La información de esta tabla, está limitada a los últimos 30 registros que se hayan estimado. Si el mantenimiento está configurado por los 3 factores, se estimará cuál de los 3 está más cercano a suceder. Al ser una estimación lo que se muestra en esta tabla, los datos pueden estar cambiando constantemente, dependiendo del comportamiento del vehículo.

Gasto total en mantenimientos: Se muestra el total de gastos en mantenimientos dentro del periodo seleccionado en el filtro de fechas del dashboard. En color rojo se muestran los mantenimientos correctivos y en amarillo los preventivos. Al hacer clic sobre el nombre de cada mantenimiento, la información de este se ocultará y solo se mostrará el total de un gasto. 

 

Mantenimientos Preventivos

Se muestra toda la información relacionada a los mantenimientos que se han generado en la plataforma, tanto de los correctivos como los preventivos.

Esta sección está conformada por diferentes pestañas, en las cuales tendremos la siguiente información:

Se muestra el total de los mantenimientos preventivos que se han creado. Así como la cantidad de vehículos que están asignados al tipo de mantenimiento, cuántos están en estatus pendientes, cuantos ya se alertaron, la programación del mantenimiento (horas uso de motor, kilómetros recorridos, tiempo (días), la fecha de la siguiente revisión, a qué correos se mandará la alerta del mantenimiento, la descripción, si la alerta se mostrará en la pantalla de OnTracking. 

Para crear un mantenimiento preventivo, solo haz clic en el botón verde  

Los campos obligatorios son: Nombre del mantenimiento, qué activo o activos serán asignados, el concepto por el cual se hará el mantenimiento. El campo Odómetro inicial no es editable y dependerá de que tu vehículo esté configurado correctamente con el odómetro actual para que el mantenimiento pueda llevarse a cabo.

En caso dado de no estar seguro de este dato, por favor contacta a tu administrador de Plataforma.

El mantenimiento se puede programar por 3 factores:

1. Kilómetros: Especifica si el mantenimiento se llevará a cabo al cumplirse cierta cantidad de kilómetros recorridos, y también indica los kilómetros en el que se debe alertar antes de llegar a la cantidad especificada para llevar a cabo el mantenimiento.
2. Tiempo: Indica si el mantenimiento se debe realizar cada “N” cantidad de días, ya sea mensual, trimestral, o bien; puedes indicar los días en la opción “otros”. También indica cuántos días de anticipación deseas que se te notifique antes de llegar a los días establecidos.
3. Uso de motor: Configura si el mantenimiento se llevará a cabo a partir de que el motor se ha usado por ciertas horas e indica cuántas horas deseas que se te notifique antes de llegar a las horas especificadas.

Las acciones que tenemos en el listado de mantenimientos son:

•    Ver vehículos asignados: Esta ventana nos muestra el listado de vehículos que tenemos asignados, y cuales de estos están asignados al mantenimiento. En color azul se muestran los mantenimientos que tienen un estado Pendiente y en color amarillo un estado Alertado. 

• • • • • Actualizar: Nos permite actualizar la información que se muestra en esta tabla.
        • Ocultar vehículos no seleccionados: Permite tener una vista de solo los vehículos que están asignados al mantenimiento.
        • Podemos agregar vehículos al mantenimiento solo haciendo clic en el check que se encuentra de lado izquierdo de cada vehículo, al hacer esto se pide confirmar la acción, al continuar debemos de editar la información del mantenimiento que en este caso será con estado Realizado, por lo que debemos de ingresar los datos del taller, proveedor, el costo de la factura, el número de factura, y es muy importante que se ingresen las fechas en las que se realizó el mantenimiento y la hora, para que se pueda re-calcular el odómetro que tenía el vehículo en la fecha en la que se llevó a cabo el mantenimiento y así poder tener los datos correctos para que la plataforma nos alerte adecuadamente el próximo mantenimiento a realizarse.

• • • • • Editar: Esta opción nos permite editar el estado del mantenimiento: Pendiente, Alertado, Realizado, Cancelado, En orden de servicio. Podemos editar el odómetro del vehículo, sumar horas si la programación del mantenimiento fue por horas de uso de motor, y debemos agregar horas que no se contemplaron, se puede editar la fecha del inicio del mantenimiento y re-calcular el odómetro.

• Editar mantenimiento: Esta acción nos permite editar la configuración del mantenimiento, es decir; podemos cambiar el nombre, agregar vehículos, agregar conceptos, editar los factores de programación (horas uso de motor, kilómetros recorridos, días), así como los datos del o los correos donde se notificará por email el mantenimiento, etcétera.

• Historial de mantenimientos: Se muestra en listado de los vehículos en los que se asignó el mantenimiento, así como la configuración de los factores en lo que se programó, se visualiza el usuario que asignó dicho mantenimiento al activo, fecha en la que se realizo, el número y valor de la factura y el estado del mantenimiento. Adicionalmente, se generan dos acciones en esta vista:

• • • Ver factura: En esta sección se mostrará el desglose de la factura que se haya en ingresado al momento de cambiar un mantenimiento a estado Realizado: En caso dado de no tener un desglose, esta información estará vacía.
    • Adjuntar documentos: Puedes adjuntar documentos en extensión .jpg, .png, .pdf que generen un respaldo al mantenimiento. 

• Eliminar mantenimiento: Al eliminar un mantenimiento, se elimina toda la información relacionada a éste, como por ejemplo los mantenimientos que ya se hayan realizado o tienen otro estado.

Mantenimientos Correctivos

Se muestra el listado de todos los mantenimientos correctivos que se han realizado, así como los datos de la fecha y hora en las que se realizaron, el vehículo, taller y proveedores que hicieron el mantenimiento, valor y número de la factura y la cantidad de piezas que se utilizaron. 

Para crear un mantenimiento correctivo, bastará en hacer clic en el botón verde superior derecho 

Los campos obligatorios son: nombre del mantenimiento, activos, conceptos, número y valor de la factura, tipo de repuesto y cantidad, la fecha en la que fue realizado el mantenimiento.

Las acciones en el listado de mantenimiento correctivo son:

• Generar mantenimiento preventivo: Podemos pasar un mantenimiento correctivo a preventivo, sin necesidad de crear un preventivo desde cero. Bastará con especificar con qué factor se programará el mantenimiento: kilómetros, horas uso de motor, tiempo; una vez ingresado este dato, hacemos clic en guardar y listo, nuestro mantenimiento se creó como preventivo. Puedes cambiar el vehículo o asignar más.

• Editar mantenimiento: Puedes editar todos los valores que hayas ingresado al momento de la creación del mantenimiento.

• Eliminar mantenimiento: Al eliminar un mantenimiento, se elimina la información relacionada a éste.

 

Pestañas dentro del menú "Mantenimientos"

Por vehículo

Se visualiza qué mantenimientos tiene asignados cada vehículo, y desde este listado se puede asignar un mantenimiento al vehículo. Cuando el check esté en color azul, indica que el mantenimiento esta en estado Pendiente, y en color amarillo que ya fue alertado.

Al hacer clic en un check para asignar un mantenimiento, se muestra una ventana que nos indica editar la información del mantenimiento, que en este caso será con estado Realizado, por lo que debemos de ingresar los datos del taller, proveedor, el costo de la factura, el número de factura, y es muy importante que se ingresen las fechas en las que se realizó el mantenimiento y la hora, para que se pueda re-calcular el odómetro que tenía el vehículo en la fecha en la que se llevó a cabo el mantenimiento y así poder tener los datos correctos para que la plataforma nos alerte adecuadamente el próximo mantenimiento a realizarse.

En el listado, se muestra un icono con la acción “detalle de mantenimiento”, en el cual visualizamos la información del mantenimiento por cada estado que hay: Pendiente, Alertado, Cancelado, Realizado y En orden de servicio.

En cada pestaña se verá cada uno de los estados, así como los vehículos que estuvieron en ellos. Al hacer clic en “Ver detalle” veremos la configuración del mantenimiento que se realizó al crearlo, también se muestra información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.

Pendientes

Este listado nos muestra los mantenimientos preventivos que están en estado pendiente.

Las acciones que podemos realizar desde este listado son:

• Editar: Esta opción nos permite editar el estado del mantenimiento: Pendiente, Alertado, Realizado, Cancelado, En orden de servicio. Podemos editar el odómetro del vehículo, sumar horas si la programación del mantenimiento fue por horas de uso de motor, y debemos agregar horas que no se contemplaron, se puede editar la fecha del inicio del mantenimiento y re-calcular el odómetro. 
• Detalle mantenimiento: veremos la configuración del mantenimiento que se realizó al crearlo, también se muestra información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.
• Crear orden de servicio a mantenimiento: Agrega una orden de servicio al mantenimiento, en donde especifica las tareas a realizar y el costo por cada una de éstas, así como también las piezas que se ocuparán al realizar dicho mantenimiento. 
• Eliminar: Al eliminar un mantenimiento, se elimina toda la información relacionada a éste, como por ejemplo los mantenimientos que ya se hayan realizado o tienen otro estado.

Alertados

Este listado nos muestra los mantenimientos preventivos que están en estatus Alertado. Podemos ver la fecha en la que se alertó el mantenimiento, así como el tiempo transcurrido desde el alertamiento, la información del vehículo, la placa y el nombre del mantenimiento alertado.

Las acciones que podemos realizar desde este listado son:

• Editar: Esta opción nos permite editar el estado del mantenimiento: Pendiente, Alertado, Realizado, Cancelado, En orden de servicio. Podemos editar el odómetro del vehículo, sumar horas si la programación del mantenimiento fue por horas de uso de motor, y debemos agregar horas que no se contemplaron, se puede editar la fecha del inicio del mantenimiento y re-calcular el odómetro. 
• Detalle mantenimiento: veremos la configuración del mantenimiento que se realizó al crearlo, también se muestra información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.
• Crear orden de servicio a mantenimiento: Agregue una orden de servicio al mantenimiento, en donde especifique las tareas a realizar y el costo por cada una de estas, así como también las piezas que se ocuparan al realizar dicho mantenimiento.
• Eliminar: Al eliminar un mantenimiento, se elimina toda la información relacionada a éste, como por ejemplo los mantenimientos que ya se hayan realizado o tienen otro estado.

Realizados

Este listado nos muestra los mantenimientos preventivos que están en estado Realizado. Podemos ver la fecha en la que se realizó el mantenimiento,la información del vehículo, la placa y el nombre del mantenimiento concluido, y el costo que generó el mismo. 

En las acciones está el detalle del mantenimiento, donde veremos la configuración del mantenimiento que se realizó al crearlo e información relacionada a las acciones realizadas por usuarios en el mantenimiento, mostrando fecha, hora, usuario y la acción que éste generó.

 

Crear nuevo

Permite crear un nuevo mantenimiento determinando el tipo: Correctivo o Preventivo.

• Crear mantenimiento preventivo: Los campos obligatorios son: Nombre del mantenimiento, qué activo o activos serán asignados y el concepto por el cual se hará el mantenimiento. El campo Odómetro inicial no es editable y dependerá de que su vehículo esté configurado correctamente con el odómetro actual para que el mantenimiento pueda llevarse a cabo.

En caso dado de no estar seguro de este dato, por favor contacte a su administrador de Plataforma.

El mantenimiento se puede programar por 3 factores:

1. Kilómetros: Especifica si el mantenimiento se llevará a cabo al cumplirse cierta cantidad de kilómetros recorridos, y también indica los kilómetros en el que se debe alertar antes de llegar a la cantidad especificada para llevar a cabo el mantenimiento.
2. Tiempo: Indica si el mantenimiento se debe realizar cada “N” cantidad de días, ya sea mensual, trimestral, o bien; puedes indicar los días en la opción “otros”. También indica cuántos días de anticipación deseas que se te notifique antes de llegar a los días establecidos.
3. Uso de motor: Configura si el mantenimiento se llevará a cabo a partir de que el motor se ha usado por ciertas horas e indica cuántas horas deseas que se te notifique antes de llegar a las horas especificadas.

• Crear mantenimiento correctivo: Los campos obligatorios son: nombre del mantenimiento, activos, conceptos, número y valor de la factura, tipo de repuesto y cantidad, la fecha en la que fue realizado el mantenimiento.

Órdenes de servicio

Las órdenes de servicio permiten tener un mayor control sobre las actividades a realizar durante el mantenimiento, así como las piezas que se utilizan para llevar a cabo la tarea asignada. Esta orden de servicio, ya contempla el costo que se conlleva en cada  tarea y en las piezas, por lo que podrás tener organizado también, los costos que representan estas tareas.

Órdenes de servicio

Aquí se visualiza el listado de de las órdenes de servicio creadas, por lo que desde esta sección podrás administrar dichas órdenes para relacionarlas con mantenimientos.

En el ícono azul podrás crear una orden de servicio, asignando el vehículo, el proveedor y taller que llevará a cabo la actividad y asignar piezas que se utilizarán para esta tarea. En cada actividad definirás el tiempo que se llevará hacerla y a ese tiempo le deberás asignar un costo

Es importante que al momento de crear órdenes de servicio, ya hayas dado de alta previamente proveedores, talleres, piezas y actividades para que no presente ningún inconveniente durante el proceso de creación.

Los datos que se muestran son el número de orden creado, la referencia, a qué vehículo se asignó la orden, el tipo mantenimiento que lleva la orden (preventivo o correctivo), la fecha de creación y el costo total que representa cada orden (ya incluye el costo por la actividad y por las piezas). 

En acciones podremos realizar las siguientes:

• Editar: Permite editar los valores de la orden de servicio. 
• Orden en PDF: Permite visualizar la orden de compra en formato PDF, lo cual facilita la descarga y permite que se imprima y entregue a la persona/área correspondiente de forma física. 
• Eliminar: Se elimina la orden de servicios y toda la información relacionada a ésta.

Piezas

Desde esta sección se agregan las piezas que van relacionadas a la orden de servicio. Es muy sencillo agregar información, solo haz clic en el botón ícono azul  para ingresar el nombre de la pieza, descripción, costo e impuesto.

 

Alertas emitidas

Se muestran las alertas que se han emitido en los últimos 30 días, notificando de los mantenimientos que estaban por realizarse, visualizando la información del mantenimiento, el vehículo asignado y el mensaje de la alerta.

Lo más importante de esta sección es que se muestra la fecha del envío de la alerta, es decir; se muestra la fecha en la que la alerta se mostró en la pantalla de OnTracking.

Talleres

Administra los talleres con los que trabajas, da de alta fácilmente esta información, ya que solo necesitas como campo obligatorio el nombre del taller. Recuerda que estos talleres son los que seleccionas cuando creas un mantenimiento correctivo, preventivo o al crear una orden de servicio.

 

Proveedores

Administra los proveedores de partes; esta información es útil para los mantenimientos preventivos y correctivos, y es muy importante que tengas dados de alta estos datos, ya que para crear órdenes de servicio, es obligatorio tener proveedores con los que trabajes.

Es muy sencillo dar de alta un proveedor, solo necesitas el nombre.

Actividad / Concepto

Esta sección te permite crear y administrar las actividades/conceptos que ingresas en las órdenes de servicio. Cada actividad deberá tener un nombre e irá enlazado con una categoría de mantenimiento. Estas actividades se listan al momento de crear una orden de servicio. 

Formularios

Los formularios son una herramienta muy importante en los mantenimientos, ya que con esta funcionalidad puedes dar seguimiento a las actividades, saber qué tan eficaz fue el mantenimiento, si hubo complicaciones, etcétera.

Haz clic enpara que puedas dar inicio a la creación de un formulario.

• Vigencia del formulario: Agrega una cantidad si deseas que el formulario esté vigente durante ese rango de días que especifico. El formulario que tiene vigencia se podrá contestar varias veces, mientras que si deja este campo en cero, la persona a la que le sea asignado el formulario solo lo podrá contestar una vez.
• Correos: Ingresa el correo electrónico en donde deseas que se te notifique cada vez que se responda el formulario. Puedes ingresar varios correos electrónicos, solo separa cada uno por una “coma”. 
• Menú lado izquierdo: Son los elementos que conforman un formulario, podrás seleccionar el elemento que requieras, y al hacer clic se deberás seleccionar dónde deseas colocar ese elemento dentro del formulario.
• Encabezado: El encabezado está compuesto por el título del formulario, si deseas ingresar un número de folio, agregar imágenes de tu logotipo de lado izquierdo y derecho del formulario.
• Generales: En esta sección podrás agregar tantos elementos como sean necesarios. Al ser formularios dinámicos, puedes colocar items, columnas, cajas de texto tipos de respuesta a tu gusto. No hay límite de elementos en esta sección.
• Cuerpo del formulario: Esta sección está orientada más a datos específicos que debe ingresar el personal que complete el formulario, por ejemplo: fecha en la que se responde el formulario, el nombre de quien lo hace, el número de placa del vehículo, el nombre de mantenimiento que se realizó, etcétera.

Una vez que tenemos creados formularios, se mostrará un listado en donde se visualizarán todos los que se han creado. 

En las acciones de este listado están:

• Contestar: Puedes contestar los formularios desde la plataforma.
• Asignar: Asigna formularios directamente a conductores, a los mantenimientos que tiene pendientes por alertar. También puedes asignar el formulario directamente a los smartphones que estén registrados en OnTracking.

Para mayor información, contacta a tu administrador de plataforma.

• Ver: Visualiza cómo quedó el formato de tu formulario.
• Editar: Edita los elementos del formulario.
• Eliminar: Al eliminar un formulario, se eliminará toda la información relacionada a éste y las respuestas que se hayan generado, también se eliminarán.

Formularios contestados

Este listado te mostrará quién, cuándo y en qué horario han respondido los formularios que has enviado.

Las acciones que puedes realizar aquí, son:

• Detalle de ubicación: Muestra la ubicación (mostrando latitud y longitud también) del lugar donde se respondió el formulario. Esto te ayudará a validar si un formulario que debe ser respondido dentro de alguna geocerca o un lugar específico, haya sido completado de acuerdo a esta indicación.

• Ver formulario contestado: Muestra el formulario con las respuestas que se generaron.
• Eliminar: Eliminará solo el formulario contestado; es decir, si eliminas un formulario que ha sido respondido, solo se eliminará de esta sección.