Control de accesos
En este módulo podrás registrar y gestionar el control de ingresos de personas y vehículos a tus instalaciones.
- Acceso de vehículos / personas
- Motivo de la visita
- Guardias / Supervisores
- Histórico de correos enviados
- APP Tracker - Guardias
Acceso de vehículos / personas
El módulo Control de accesos en OnPatrol permite registrar y gestionar de manera completa el ingreso de personas y vehículos. Al ingresar al módulo, la primera pestaña visible es Acceso de vehículos / personas, desde donde podrás llevar un control detallado de las visitas.
Registrar ingreso
Para registrar el ingreso de personas y vehículos, es necesario hacer clic en el botón Registrar ingreso del elemento deseado:
Para registrar el ingreso de una persona o vehículo, haz clic en el botón Registrar ingreso y completa el formulario con los siguientes datos:
- Nombre completo: Ingresa el nombre del visitante.
- Nro. de identificación: ID del visitante.
- Destino: Selecciona el lugar o geocerca de destino.
- Número telefónico: Mostrará el teléfono asociado al lugar o geocerca seleccionados.
- Email: Mostrará el correo asociado al lugar o geocerca seleccionados. Si está activada la configuración de notificaciones, este correo recibirá información sobre la visita y sus cambios de estado.
- Motivo de la visita: Selecciona el motivo o crea uno nuevo si no está disponible.
- Nombre de a quién visita:Indica el nombre de la persona a visitar.
- Nombre de quién autorizó: Especifica quién autoriza la visita.
- Fecha y hora de ingreso: Ingresa la fecha y hora del ingreso.
- Guardia: Selecciona al guardia encargado del registro.
- Observaciones: Añade comentarios relevantes sobre la visita.
- Agregar imagen: Adjunta una foto del visitante.
- Estado de la visita:Define el estado inicial (Pendiente de autorización, Ingreso registrado o Ingreso rechazado).
Para registros de vehículos, además se solicitará: Placa, Marca, Modelo y Color del vehículo.
Además, podrás consultar visitas registradas en la última semana, buscar rangos de fechas específicos o exportar la información en formato Excel.
Alertar al supervisor
Si necesitas enviar una alerta al supervisor del guardia que registró la visita, utiliza el botón Alertar al supervisor:
La alerta le llegará al guardia en su aplicación Tracker:
Y también se generará un evento tanto en la Tracker del guardia como en la del supervisor:
IMPORTANTE: Es necesario asignar supervisores a los guardias para que puedas hacer uso de esta función.
Detalle del ingreso
Puedes acceder al detalle de una visita registrada haciendo clic en el botón Detalle del ingreso. Desde aquí podrás:
- Visualizar la información del visitante (persona o vehículo), el lugar de destino y el estado de la visita.
- Cambiar el estado de la visita si está en Pendiente de autorización:
- Agregar observaciones y consultar el historial de estados y comentarios desde la pestaña Observaciones / Estados:
- Visualizar y agregar imágenes relacionadas a la visita en la pestaña Multimedia:
- Registrar la salida de la visita desde la pestaña Detalle de salida, ingresando la fecha, hora y el guardia que realiza el registro:
Motivo de la visita
En este módulo puedes gestionar los motivos de visita utilizados en tu negocio. Por defecto, encontrarás motivos como Servicio y Visita, pero puedes agregar otros motivos personalizados según tus necesidades.
Crear un motivo de visita
Para agregar un nuevo motivo, simplemente haz clic en el botón Crear motivo de visita. Ingresa el nombre del nuevo motivo y guárdalo para que esté disponible en los registros:
Editar o eliminar motivos personalizados
Los motivos que hayas creado se pueden modificar o eliminar fácilmente utilizando los botones Editar y Eliminar correspondientes. Esto te permitirá mantener actualizada la lista según los cambios en tu operación:
Guardias / Supervisores
En esta sección puedes gestionar la asignación de supervisores a los guardias de seguridad activos en tu cuenta, es decir, aquellos que utilizan la aplicación Tracker:
Asignar supervisores a los guardias
- Identifica al guardia en el listado y haz clic en el botón verde Asignar supervisor:
- Selecciona los supervisores necesarios marcando los casilleros correspondientes. Puedes asignar varios supervisores a un mismo guardia si es necesario:
¿Para qué sirve esta asignación?
Los supervisores asignados recibirán notificaciones de alerta generadas por los guardias relacionados a las visitas registradas. Estas alertas les permitirán tomar acciones rápidas y eficaces dentro de su rol de supervisión.
Histórico de correos enviados
Este módulo te permite consultar los correos electrónicos enviados a los propietarios con la información relacionada con sus visitas.
Notas:
- Los correos electrónicos de los propietarios deben estar registrados en el lugar o geocerca correspondiente.
- Es necesario activar la configuración de envío de correos para las visitas en el módulo Control de accesos.
- Solo podrás visualizar la información de los correos enviados en los últimos 6 meses.
APP Tracker - Guardias
La aplicación Tracker permite a los guardias registrar y gestionar de manera eficiente los ingresos y salidas de personas y vehículos en tiempo real.
Desde la app, los guardias podrán utilizar los siguientes botones genéricos para gestionar accesos:
Registrar ingreso
Para registrar un ingreso, utiliza los botones Ingreso vehículo o Ingreso persona. Al hacerlo, se abrirá un formulario donde deberás completar los siguientes datos:
- Nombre completo: Ingresa el nombre del visitante.
- Nro. de identificación: ID del visitante.
- Destino: Selecciona el lugar o geocerca de destino.
- Llamar: Muestra el teléfono registrado en el lugar o geocerca y permite realizar una llamada directa al propietario desde el dispositivo.
- Motivo de la visita: Selecciona el motivo.
- Nombre de a quién visita: Indica el nombre de la persona a visitar.
- Nombre de quién autorizó: Especifica quién autoriza la visita.
- Observaciones: Añade comentarios relevantes sobre la visita.
- Agregar imagen: Toma una foto del visitante.
- Estado de la visita: Selecciona el estado:
- Pendiente de autorización
- Ingreso registrado
- Ingreso rechazado
Para registros de vehículos, además se solicitará: Placa, Marca, Modelo y Color del vehículo.
Registrar salida
Para registrar la salida de una persona o vehículo, utiliza los botones Salida vehículo o Salida persona. Esto abrirá una lista con todas las visitas registradas:
1. Selecciona la visita correspondiente para acceder a su detalle.
2. En el detalle de visitas con estado Pendiente de autorización o Ingreso registrado, encontrarás las siguientes acciones:
- Actualizar:
- Agrega observaciones y fotografías adicionales.
- Cambia el estado de la visita (de Pendiente de autorización a Ingreso registrado o Ingreso rechazado).
- Registrar salida:
- Registra la salida de la visita.
- Alertar al supervisor:
- Envía una alerta al supervisor del guardia.
- Se generará un evento tanto en la Tracker del guardia como en la del supervisor.
IMPORTANTE: Por el momento solo está disponible para el sistema operativo Android.