Subtareas
Una subtarea es una tarea vinculada a otra tarea principal. Sirve para coordinar trabajo entre distintos equipos o áreas.
¿Cómo funcionan las subtareas en OnFlow?
Al crear una subtarea desde una tarea principal, esta se genera automáticamente en la primera etapa del proceso seleccionado.
Una vez creada, la subtarea seguirá el flujo del proceso como cualquier otra tarea, permitiendo avanzar entre etapas y actualizar su estado de manera independiente.
Cuando la subtarea llegue a la etapa configurada y su estado cambie a Finalizada, la tarea principal se actualizará automáticamente a estado Finalizada.
Adicionalmente, si así fue configurado, al finalizar la subtarea la tarea principal también podrá avanzar automáticamente a la siguiente etapa de su proceso.
Crear subtareas
Existen diferentes formas de crear una subtarea: de manera automática mediante la configuración del proceso o manualmente desde el detalle de una tarea en la pestaña Subtareas.
Desde un proceso
Dentro de la etapa de tu proceso, habilita la opción Crear subtarea en otro proceso para mostrar la configuración.
- Selecciona el proceso donde se creará automáticamente la subtarea cada vez que una tarea llegue a la etapa que estás configurando.
- Define la etapa (campo obligatorio) del proceso destino que, al ser alcanzada por la subtarea y cambiar su estado a Finalizada, provocará que la tarea principal también cambie automáticamente a estado Finalizada.
- Opcionalmente, puedes marcar el check "Al finalizar la tarea creada en la etapa seleccionada, pasar a la siguiente etapa de este proceso"
Con esta opción, cuando la subtarea se finalice, la tarea principal avanzará automáticamente a la siguiente etapa de su proceso.
Importante: Estas opciones solo estarán disponibles a partir de la segunda etapa del proceso.
Esta funcionalidad es recomendable para flujos de trabajo repetitivos que dependen de otras áreas o equipos
Desde el detalle de la tarea
También puedes crear subtareas manualmente desde el detalle de una tarea, en la pestaña Subtareas, utilizando el botón Agregar subtarea. En el formulario de creación encontrarás los siguientes campos:
- Proceso (obligatorio): Selecciona el proceso donde se generará la subtarea.
- Etapa: Define la etapa del proceso destino que, al ser alcanzada por la subtarea y cambiar su estado a Finalizada, provocará que la tarea actual también pase automáticamente a estado Finalizada.
- Check de avance automático: Marca esta opción para que, al finalizar la subtarea en la etapa seleccionada, la tarea actual avance automáticamente a la siguiente etapa de su proceso.
Importante: Este check solo estará disponible para tareas que pertenezcan a un proceso.
Caso de uso
Se atiende la instalación de un equipo GPS, con la tarea "Instalación GPS – Kenworth 031 – Transportes del Centro" del proceso "Instalación de equipos GPS", el técnico detecta que la unidad presenta daños en el cableado eléctrico, lo que impide finalizar correctamente la instalación del GPS.
Para dar seguimiento a esta situación, se crea la subtarea: "Corrección de cableado eléctrico – Kenworth 031", esta tarea se crea en el proceso "Mantenimiento de flotas".
Dentro de este proceso, el área de mantenimiento o el taller responsable puede trabajar la subtarea. Mientras tanto, la tarea principal continúa relacionada con la instalación del GPS, manteniendo trazabilidad entre ambos procesos.
Cuando la subtarea llegue a la etapa Unidad liberada del proceso "Mantenimiento de flotas" y cambie a estado Finalizada, la tarea principal "Instalación GPS – Kenworth 031 – Transportes del Centro" podrá finalizarse automáticamente o avanzar a la siguiente etapa del proceso principal, según la configuración realizada en OnFlow.
¿Cómo identificar mis subtareas en el kanban?
Podrás identificar fácilmente las subtareas dentro del tablero kanban mediante el indicador de subtarea que se muestra en el card de la tarea.