OnFlow
OnFlow es una plataforma diseñada para gestionar tareas, asignarlas a usuarios o áreas específicas, definir procesos de trabajo, gestionar aprobaciones y visualizar el avance de las actividades desde distintos módulos organizados por estado, proceso o calendario.
Introducción
OnFlow es la plataforma de gestión de procesos y tareas de RedGPS, diseñada para ayudarte a organizar, ejecutar y dar seguimiento a operaciones de campo de forma centralizada, trazable y conectada directamente con tus Activos.
A diferencia de otras plataformas de gestión de tareas tradicionales, OnFlow no solo administra actividades: también integra información operativa relacionada con vehículos, usuarios, ubicación, alertas, formularios y evidencia de ejecución dentro del ecosistema RedGPS.
Esto permite digitalizar procesos completos de operación, mantenimiento, instalación, soporte técnico, logística, auditoría y servicios en campo desde web y dispositivos móviles.
¿Por qué elegir OnFlow?
Existen muchas plataformas para administrar tareas y proyectos, sin embargo, OnFlow está diseñado específicamente para operaciones de campo y empresas que trabajan directamente con Activos y servicios técnicos.
Mientras otras plataformas están enfocadas principalmente en gestión administrativa o desarrollo de proyectos, OnFlow conecta las tareas directamente con la operación real de tus clientes y Activos.
Ventajas de OnFlow
Aprobaciones integradas
Las tareas pueden requerir aprobación de uno o múltiples usuarios antes de continuar a la siguiente etapa.
Esto permite implementar controles operativos y validaciones internas directamente dentro del flujo de trabajo.
Seguimiento de tareas por Activo
Cada tarea puede asociarse directamente a un Activo como un vehículo, smartphone o equipo GPS.
Esto permite mantener historial operativo y trazabilidad completa sobre cada unidad.
Por ejemplo:
- Instalaciones realizadas
- Mantenimientos
- Revisiones técnicas
- Auditorías
- Incidentes
- Servicios correctivos
Relación entre tarea, técnico y Activo
OnFlow permite conocer:
- Qué usuario realizó la actividad
- Sobre qué Activo se trabajó
- Cuándo se ejecutó
- Qué ubicación tenía el Activo cuando se ejecutó la tarea
- Qué evidencia fue registrada
Toda esta información queda centralizada dentro del ecosistema de RedGps.
Formularios dinámicos y evidencia
Puedes solicitar formularios obligatorios dentro de cada etapa del proceso para capturar información operativa, fotografías, firmas, videos, checklists o documentación de respaldo.
Esto ayuda a estandarizar procesos y asegurar que las tareas se ejecuten correctamente.
Creación automática de tareas desde alertas
OnFlow puede generar tareas automáticamente a partir de alertas.
Por ejemplo:
- Exceso de temperatura
- Entrada a taller
- Mantenimiento vencido
- Botón de pánico
- Desconexión de batería
Esto permite automatizar procesos operativos sin intervención manual.
Integración con App Tracker
Los técnicos y colaboradores pueden ejecutar tareas directamente desde App Tracker en Android o iOS, permitiendo trabajar completamente en campo.
Desde la app podrán:
- Consultar tareas
- Cambiar estados
- Contestar formularios y subir evidencia
- Registrar comentarios
- Solicitar aprobaciones y aprobar tareas
Caso de uso: Instalación de GPS
Una empresa distribuidora realiza instalaciones de GPS en distintas unidades.
Con OnFlow es posible crear un proceso de instalación donde cada tarea quede asociada al vehículo correspondiente.
Por ejemplo:
Tarea: Instalación GPS – Kenworth 031
Dentro de la tarea se puede registrar:
- Técnico responsable de la instalación
- Fecha y hora del servicio
- Evidencia fotográfica
- Formularios de instalación
- Comentarios técnicos
- Aprobaciones del supervisor
- Estado de avance del proceso
Además, el Activo conservará trazabilidad completa de las intervenciones realizadas sobre la unidad.
Diseñado para operaciones reales
OnFlow fue creado para organizaciones que necesitan más que un tablero de tareas.
Está pensado para empresas que requieren:
- Control operativo
- Evidencia de ejecución
- Seguimiento de Activos
- Coordinación entre áreas
- Trazabilidad de servicios
- Automatización de procesos de campo
Todo esto integrado dentro del ecosistema RedGPS.
Glosario
Consulta aquí los términos y conceptos clave de OnFlow, como estados, prioridades, procesos, etapas, aprobaciones y configuraciones. Una referencia rápida para comprender el funcionamiento de la plataforma y familiarizarte con los elementos principales de la gestión de tareas y flujos de trabajo.
Área
Grupo de trabajo o departamento al que se asignan tareas y procesos.
Aprobación
Acción mediante la cual un usuario autorizado valida una tarea para permitir que continúe a la siguiente etapa del proceso.
Autor de la tarea
Usuario que creó la tarea.
Card de tarea
Tarjeta visual dentro del tablero kanban que representa una tarea y muestra información resumida como nombre, estado, prioridad y responsables.
Colaboradores
Son las personas del equipo que van a trabajar en la tarea.
Duración
Es el periodo en que debe completarse la tarea, con una fecha y hora de inicio y una de fin. Si no se termina en ese tiempo, el sistema lo marca como vencido automáticamente.
Etapa
Cada uno de los pasos que conforman un proceso. Define el flujo que seguirá una tarea e incluye configuraciones como área responsable, duración estimada, aprobaciones, formularios y automatizaciones.
Estado
Condición actual de una tarea dentro de OnFlow. Los estados disponibles son:
- Nueva
- Pendiente
- En proceso
- Finalizada
- Vencida
- Cancelada
Etiquetas
Identificadores personalizados que ayudan a clasificar tareas según distintos criterios, como complejidad, tipo de trabajo o prioridad interna.
Kanban
Tablero visual donde las tareas se organizan en columnas según su estado o etapa.
Prioridad
Indica qué tan urgente o importante es el trabajo. Puedes elegir entre cuatro niveles: Baja, Media, Alta o Crítica.
Proceso
Flujo de trabajo personalizado que define cómo avanzan las tareas a través de distintas etapas. Permite configurar responsables, tiempos, aprobaciones, formularios y automatizaciones según las necesidades de operación.
Subtarea
Tarea relacionada con otra tarea principal. Se utiliza para dividir trabajo o coordinar actividades entre diferentes áreas o procesos.
Tarea
Es el registro de una actividad que debe realizarse. Puedes ver quién la tiene, cuándo debe estar lista y cómo va su avance
Vencimiento automático
Configuración de una etapa que permite cambiar automáticamente el estado de una tarea a vencida cuando supera el tiempo definido para permanecer en dicha etapa.
Inicio
En el módulo Inicio podrás visualizar un resumen general de tus tareas dentro de OnFlow mediante distintos indicadores, gráficas y listados.
En la parte superior se muestran tarjetas con el total de tareas por estado: Nueva, Pendiente, En proceso, Finalizada, Vencida y Cancelada. (Las cantidades mostradas en estas tarjetas representan el total general de tareas y no se ven afectadas por el filtro de fechas).
Al hacer clic sobre cualquiera de las tarjetas, se abrirá una ventana mostrando el listado de tareas correspondientes al estado seleccionado.
Filtro de fechas
Debajo de las tarjetas encontrarás el filtro de rango de fechas. Por defecto, el módulo muestra la información correspondiente a los últimos 30 días, pero podrás seleccionar cualquier otro rango de fechas para actualizar la información de las gráficas y tablas.
Tareas por estado
Esta gráfica muestra la distribución total de tareas según su estado dentro del rango de fechas seleccionado.
Estado de tareas por prioridad
Esta gráfica de barras muestra la cantidad de tareas agrupadas por prioridad: Baja, Media, Alta y Crítica.
Cada barra se divide por colores según el estado actual de las tareas, permitiendo visualizar la distribución de estados dentro de cada nivel de prioridad.
Próximas a vencer
Esta tabla muestra las tareas que vencerán en los próximos 7 días.
El listado muestra información como nombre de la tarea, proceso, etapa, área, prioridad, estado, tiempo restante para el vencimiento, fechas de inicio y fin. Desde la columna Acciones podrás acceder al detalle de la tarea.
Tareas vencidas
Esta tabla muestra las tareas en estado Vencida.
El listado muestra información como nombre de la tarea, proceso, etapa, área, prioridad, estado, tiempo vencido, fechas de inicio y fin. Desde la columna Acciones podrás acceder al detalle de la tarea.
Aprobaciones
Revisa las tareas que requieren tu aprobación y da seguimiento a las aprobaciones solicitadas a otros usuarios.
Mis aprobaciones
En la sección Mis aprobaciones podrás consultar las tareas que requieren tu aprobación, permitiendo gestionar las solicitudes pendientes y revisar las tareas que ya fueron aprobadas por ti.
El listado de aprobaciones muestra la siguiente información:
- Tarea: Nombre de la tarea.
- Descripción: Descripción registrada en la tarea.
- Proceso: Proceso al que pertenece la tarea.
- Etapa: Etapa actual en la que se encuentra la tarea.
- Área: Área responsable de gestionar la tarea en su etapa actual.
- Colaboradores: Usuarios asignados a la tarea.
- Prioridad: Nivel de prioridad de la tarea.
- Estado: Estado actual de la tarea.
- Responsable: Usuario responsable de la tarea.
- Activo: Activo relacionado con la tarea, en caso de que aplique.
- Fechas inicio - fin: Periodo definido para la ejecución de la tarea.
- Horas de trabajo: Tiempo total contemplado para la realización de la tarea según el periodo configurado.
- Estado de aprobación: Muestra el estado actual de la aprobación solicitada.
- Acciones:
- Detalle de la tarea: Permite acceder al detalle de la tarea para consultar su información completa.
- Aprobar tarea: Permite aprobar la tarea seleccionada.
Otras aprobaciones
En la sección Otras aprobaciones podrás visualizar las tareas en las que solicitaste aprobación de otros usuarios, permitiendo dar seguimiento al estado de la aprobación para que la tarea pueda avanzar a la siguiente etapa del proceso.
El listado de aprobaciones muestra la siguiente información:
- Tarea: Nombre de la tarea.
- Descripción: Descripción registrada en la tarea.
- Proceso: Proceso al que pertenece la tarea.
- Etapa: Etapa actual en la que se encuentra la tarea.
- Área: Área responsable de gestionar la tarea en su etapa actual.
- Colaboradores: Usuarios asignados a la tarea.
- Prioridad: Nivel de prioridad de la tarea.
- Estado: Estado actual de la tarea.
- Responsable: Usuario responsable de la tarea.
- Activo: Activo relacionado con la tarea, en caso de que aplique.
- Fechas inicio - fin: Periodo definido para la ejecución de la tarea.
- Horas de trabajo: Tiempo total contemplado para la realización de la tarea según el periodo configurado.
- Estado de aprobación: Muestra el estado actual de la aprobación solicitada.
- Acciones:
- Detalle de la tarea: Permite acceder al detalle de la tarea para consultar su información completa.
Tareas
Crea y administra las actividades de tu equipo, organízalas por estado o por proceso y da seguimiento a su avance.
Crear tarea
Crea y organiza tareas asignando responsables, prioridades, fechas y Activos relacionados para dar seguimiento a las actividades de tu operación.
Para registrar una tarea, selecciona el botón Crear tarea desde la pestaña Tareas.
Si la creas desde la vista Por estado, el botón se encontrará en la columna Nueva. Si accedes desde un proceso, el botón Crear tarea estará disponible en la primera etapa del proceso.
Al seleccionar esta opción, se mostrará la ventana Crear tarea, la cual contiene los siguientes elementos:
- Nombre: El nombre ingresado en este campo será el que se visualizará en la tarjeta de la tarea dentro del tablero, permitiendo identificarla fácilmente.
- Descripción: En este campo puedes agregar información adicional sobre la tarea. Además, permite incluir elementos como hipervínculos o tablas para complementar los detalles necesarios.
General
En esta sección podrás registrar la información principal de la tarea.
- Prioridad: Permite categorizar la tarea según en nivel de atención que requiere, puedes seleccionar las siguientes opciones:
- Baja
- Media
- Alta
- Crítica
- Estado: Indica en qué punto de ejecución en el que se encuentra actualmente la tarea
- Nueva: La tarea fue registrada y aún no ha sido tomada por nadie.
- Pendiente: La tarea está asignada pero aún no se ha comenzado a trabajar en ella.
- En proceso: Alguien está atendiendo la tarea actualmente.
- Finalizada: La tarea fue completada satisfactoriamente.
- Vencida: La tarea no fue atendida dentro del tiempo establecido.
- Cancelada: La tarea fue descartada y ya no aplica.
- Área: Define el área a la que será asignada la tarea.
- Colaboradores: Permite seleccionar los usuarios asignados previamente al área seleccionada. En caso de no seleccionar un usuario, la tarea quedará asignada al área.
- Duración: Tiempo planificado para la ejecución de la tarea, establecido mediante una fecha y hora de inicio y fin. Si la tarea no es completada dentro de este rango, el sistema la marcará automáticamente como Vencida.
- Activo: Permite relacionar un Activo con la tarea. El Activo seleccionado será sobre el cual se realizará la tarea
Cuando guardes la tarea podrás visualizarla en el tablero.
Detalle de la tarea
Para visualizar la información detallada solo selecciona cualquier tarea dentro de tu tablero.
Una vez seleccionada podrás encontrar:
- Nombre: El nombre ingresado en este campo será el que se visualizará en la tarjeta de la tarea dentro del tablero, permitiendo identificarla fácilmente.
- Descripción: En este campo puedes agregar información adicional sobre la tarea. Además, permite incluir elementos como hipervínculos o tablas para complementar los detalles necesarios.
Etiquetas de la tarea
De lado derecho podrás encontrar una sección de etiquetas con información clave de la tarea como:
- Usuario asignado a la tarea
- Prioridad
- Estado
- Activo asignado a la tarea
- Duración de la tarea
- Fecha / hora inicio y fin
Botón para agregar una nueva etiqueta: Este te permitirá agregar una etiqueta personalizada a la tarea con datos relevantes para su ejecución.
Al seleccionarlo te mostrará un listado con las etiquetas previamente creadas desde el módulo de configuración o bien podrás crear una al instante, al seleccionar el botón crear nueva.
En la parte inferior encontrarás las siguientes secciones
General
En esta sección podrás registrar la información principal de la tarea.
- Prioridad: Permite categorizar la tarea según el nivel de atención que requiere, puedes seleccionar las siguientes opciones:
- Baja
- Media
- Alta
- Crítica
- Estado: Indica el punto de ejecución en el que se encuentra actualmente la tarea:
- Nueva: La tarea fue registrada y aún no ha sido tomada por nadie.
- Pendiente: La tarea está asignada pero aún no se ha comenzado a trabajar en ella.
- En proceso: Alguien está atendiendo la tarea actualmente.
- Finalizada: La tarea fue completada satisfactoriamente.
- Vencida: La tarea no fue atendida dentro del tiempo establecido.
- Cancelada: La tarea fue descartada y ya no aplica.
- Área: Define el área a la que será asignada la tarea. (Para las tareas pertenecientes a un proceso, este campo muestra el área asignada a la etapa actual de la tarea y no podrá ser editado.)
- Colaboradores: Permite seleccionar los usuarios asignados previamente al área seleccionada. En caso de no seleccionar un usuario, la tarea quedará asignada al área.
- Duración: Tiempo planificado para la ejecución de la tarea, establecido mediante una fecha y hora de inicio y fin. Si la tarea no es completada dentro de este rango, el sistema la marcará automáticamente como Vencida.
- Etapa: (Solo disponible para tareas pertenecientes a un proceso) Permite cambiar la tarea de etapa.
- Activo: Permite relacionar un Activo con la tarea, el Activo seleccionado será sobre el que se realizará la tarea.
Comentarios
En esta sección podrás agregar y visualizar los comentarios realizados sobre la tarea:
Con el botón de agregar comentario podrás agregar un comentario relacionado con la tarea, desde esta vista podrás agregar archivos adjuntos al comentario.
En el listado de comentarios encontrarás la siguiente información:
- Fecha / Hora en la que se realizó el comentario.
- Usuario que realizó el comentario.
- Área a la que pertenece el usuario que agregó el comentario.
- Comentario
- Cantidad de Archivos adjuntos al comentario
- Acciones:
- Ver comentario, accederás al modo lectura del comentario y en caso de contar con uno, podrás visualizar el archivo adjunto.
- Ver comentario, accederás al modo lectura del comentario y en caso de contar con uno, podrás visualizar el archivo adjunto.
Historial
En esta sección puedes consultar el historial de la tarea, incluyendo los cambios de estado y de etapa, así como otras acciones relevantes realizadas durante el proceso.
El botón Descargar PDF genera un archivo consolidado de la información del detalle de la tarea.
Subtareas
Visualiza todas las tareas relacionadas a esta tarea, incluso si pertenecen a otros procesos. Desde aquí puedes dar seguimiento a su avance y consultar información clave como:
- Nombre de la tarea relacionada.
- Nombre del proceso donde se creó la subtarea.
- Etapa del proceso en la cual se encuentra actualmente la subtarea
- Colaboradores asignados actualmente a la subtarea
- Prioridad
- Estado
- Fecha inicio - fin configurados en la subtarea
- Botón ver detalles, te permite acceder al detalle de la subtarea donde podrás tener acceso a todos los elementos de esta vista.
Para poder crear una subtarea, selecciona el botón de agregar subtarea; En el formulario de creación encontrarás los siguientes campos:
- Proceso (campo obligatorio): Selecciona el proceso donde necesitas que se genere la subtarea
- Etapa: Cuando la subtarea finalice en la etapa que selecciones en este campo, la tarea actual también pasará a finalizada.
- Marca el Check para que, al cambiar el estado de la subtarea a finalizada en la etapa seleccionada, la tarea actual pase a la siguiente etapa de este proceso.
Importante: Este check solo se encuentra disponible para tareas que pertenezcan a un proceso
Para más detalles sobre subtareas consulta la ayuda relacionada.
Elementos requeridos
Disponible únicamente para tareas pertenecientes a procesos que tengan esta opción habilitada.
En esta sección podrás revisar y gestionar los elementos requeridos para cambiar la tarea a la siguiente etapa. Visualizarás una tabla con información del elemento requerido como: 
- Nombre
- Tipo del elemento requerido (En esta versión solo los elementos formularios son soportados)
- Estado en el que se encuentra el elemento (Pendiente / Contestado)
- Fecha y hora de la última actualización del formulario. Cuando el formulario se encuentre en estado pendiente la fecha y hora que se muestra es la de la asignación de la tarea a la etapa. Una vez que el formulario fue contestado este dato se actualizará a la fecha y hora en la que contestó el formulario.
- Etapa del proceso en la que el elemento es necesario para que la tarea continúe a la siguiente etapa
- En la columna Acciones tienes los siguientes botones:
- Contestar formulario: está disponible mientras el formulario se encuentra en estado pendiente
- Ver formulario: Una vez que el formulario se encuentre contestado podrás visualizar la respuesta
- Descargar
- Contestar formulario: está disponible mientras el formulario se encuentra en estado pendiente
Mientras haya elementos pendientes, la tarea no podrá pasar a la siguiente etapa.
Ejemplo: La tarea Detalle de la tarea - Instalación GPS – Kenworth 031 se encuentra en la etapa instalación en sitio, pero tiene configurado el formulario "Reporte de instalación GPS".
Si el formulario se encuentra pendiente de contestar la tarea no podrá cambiar a la etapa alta y configuración en plataforma, si esta intenta moverse a la siguiente etapa la plataforma regresará automáticamente la tarea a la etapa.
Importante: Los elementos que son requeridos fueron previamente definidos en la configuración del proceso.
Aprobaciones
Disponible únicamente para tareas pertenecientes a procesos que tengan esta opción habilitada.
Si la tarea no se aprueba, esta no podrá cambiar a la etapa alta y configuración en plataforma. Si la tarea se intenta mover a la siguiente etapa la plataforma regresará automáticamente la tarea a la etapa actual.
- Fecha / Hora
- Nombre del usuario del que se requiere una aprobación
- Usuario
- Área a la que pertenece el usuario aprobador
- Estado de la aprobación:
- Pendiente: La aprobación aún no ha sido solicitada.
- Solicitada: Se ha enviado la solicitud de aprobación.
- Aprobada: La tarea ha sido aprobada por el usuario responsable y puede continuar el proceso.
-
Etapa del proceso en la que el elemento es necesario para que la tarea continúe a la siguiente etapa
-
Acciones:
-
- Solicitar aprobación: Envía la petición de aprobación al usuario aprobador.
- Aprobar tarea: El o los usuarios asignados para autorizar la tarea, serán los únicos que tengan acceso a este botón.
- Detalles de aprobación: En esta sección se visualiza el detalle de las acciones ejecutadas sobre la aprobación de la tarea:
- Fecha / Hora en la que se solicitó o aprobó la tarea.
- Usuario
- Acción (Solicitud de aprobación / Aprobación)
- Solicitar aprobación: Envía la petición de aprobación al usuario aprobador.
Importante: Las aprobaciones fueron previamente definidos en la configuración del proceso.
Tareas por estado
En este módulo puedes visualizar todas tus tareas organizadas en un tablero por estado, podrás arrastrarlas entre columnas para actualizar su estado.
Filtros
Podrás aplicar filtros para visualizar únicamente las tareas que necesites consultar.
- Proceso: Te permite visualizar las tareas de uno o más procesos organizadas por estado; este también te permite discriminar tareas que no tengan ningún proceso seleccionado. Por defecto se muestran todas tus tareas de todos los procesos.
- Prioridad: Al aplicarlo se mostrarán únicamente las tareas de la prioridad seleccionada.
- El filtro de Tareas cuenta con las siguientes opciones:
- Mis tareas asignadas es la opción por defecto que se muestra al cargar la vista de tareas por estado.
- Pendientes de mi aprobación facilita visualizar en el tablero únicamente las tareas que requieren aprobación y ya solicitaron de tu aprobación.
- Tareas creadas por mi, en el kanban podrás identificar estas tareas con una estrella.
- Al aplicar el filtro Tareas de mi área visualizarás todas las tareas asignadas al área a la que perteneces, asignadas a cualquier integrante del área o asignadas al área en general.
- Tareas de mi área sin asignación son las tareas asignadas al área pero que no tienen un colaborador asignado.
Una vez seleccionados los filtros, haz clic en el botón Aplicar.
También encontrarás el botón Eliminar para restablecer la vista, un botón para Actualizar el tablero manualmente y también podrás realizar búsquedas manuales ingresando texto en el buscador, permitiéndote encontrar coincidencias entre las tareas visibles dentro del tablero.
Kanban
El kanban de tareas por estado está conformado por 6 columnas, donde cada columna es un estado:
- Nueva
- Pendiente
- En proceso
- Finalizada
- Vencida
- Cancelada
Las tareas estarán posicionadas de acuerdo a su estado, podrás cambiar el estado de la tarea arrastrando la tarea de una columna a otra, o bien desde el detalle de la tarea y al guardar el cambio la tarea estará posicionada en la columna correspondiente.
En la parte superior de cada columna hay un contador de tareas que hay por cada estado.
La columna del estado Nueva tendrá un botón para crear una tarea.
Tareas
Cada Card en el kanban representan una tarea, las cuales tendrán los siguientes elementos:
- Nombre
- Fecha inicio y fecha fin
- Duración
- Etiqueta de prioridad
- Etiqueta de estado
- Si la tarea pertenece a un proceso se mostrará en un etiqueta el nombre del proceso y la etapa en la que se encuentra.
- Cuando las tareas pertenecen a un proceso con elementos requeridos o aprobaciones se mostrará mediante un label la cantidad de elementos y si ya se cumpplio con ellos.
- Etiquetas personalizadas que hayas agregado a la tareas.
- Propietario de la tarea identificado con una estrella.
- Colaboradores asignados a la tarea.
- Cuando la tarea no haya sido creada por ti, se mostrará el autor debajo del nombre de la tarea.
- Indicadores relacionados con elementos requeridos o aprobaciones configuradas dentro del proceso, mostrando la cantidad y su estado de cumplimiento.
- Activo asignado a la tarea (en caso de contar con uno).
- Si en los comentarios agregaste algún archivo adjunto se mostrará el icono del clip acompañado de un indicador del total de estos archivos.
- Si se trata de una subtarea la podrás identificar mediante un ícono.
Tareas por proceso
Cada proceso disponible en tu cuenta contará con un tablero donde se mostrarán sus tareas correspondientes. Desde este tablero podrás arrastrar las tareas entre columnas para actualizar su etapa dentro del flujo del proceso.
Filtros
Dentro de cada proceso, podrás aplicar filtros para visualizar únicamente las tareas que necesites consultar.
- Áreas: Permite filtrar según el área responsable de la tarea. Por defecto, se muestran todas las áreas que participan dentro del proceso.
- Usuarios: Muestra únicamente las tareas asignadas al usuario seleccionado.
Una vez seleccionados los filtros, haz clic en el botón Aplicar.
También encontrarás el botón Eliminar para restablecer la vista, un botón para Actualizar el tablero manualmente y también podrás realizar búsquedas manuales ingresando texto en el buscador, permitiéndote encontrar coincidencias entre las tareas visibles dentro del tablero.
Configuración del proceso
El botón Configuración permite consultar el detalle y la configuración del proceso seleccionado, así como las etapas que lo conforman.
Esta vista es únicamente informativa, por lo que no será posible editar la configuración desde esta sección.
Kanban
El tablero kanban del proceso está conformado por columnas que representan las diferentes etapas del proceso.
Cada tarea aparecerá organizada en la columna que representa su etapa actual dentro del proceso. Podrás cambiar la etapa de una tarea arrastrándola de una columna a otra o desde el Detalle de la tarea.
En el encabezado de cada columna se muestra un contador con la cantidad de tareas existentes en esa etapa del proceso.
El botón Agregar tarea estará disponible únicamente en la primera etapa y permitirá crear nuevas tareas dentro del proceso correspondiente.
Tareas
Cada card dentro del tablero kanban representa una tarea y muestra la siguiente información relevante para identificar rápidamente su estado y configuración. Cada tarea puede mostrar los siguientes elementos:
- Nombre de la tarea.
- Colaboradores asignados a la tarea. Cuando la tarea haya sido creada por ti, se mostrará una estrella en esta sección.
- Propietario de la tarea identificado con una estrella
- Cuando la tarea no haya sido creada por ti, se mostrará el autor debajo del nombre de la tarea.
- Fecha de inicio y fin.
- Duración de la tarea.
- Indicador de archivos adjuntos en comentarios.
- Identificador de subtarea.
- Prioridad.
- Estado.
- Activo asignado a la tarea,en caso de contar con uno.
- Indicadores relacionados con elementos requeridos o aprobaciones configuradas dentro del proceso, mostrando la cantidad y su estado de cumplimiento.
- Etiquetas personalizadas asignadas a la tarea.
Subtareas
Una subtarea es una tarea vinculada a otra tarea principal. Sirve para coordinar trabajo entre distintos equipos o áreas.
¿Cómo funcionan las subtareas en OnFlow?
Al crear una subtarea desde una tarea principal, esta se genera automáticamente en la primera etapa del proceso seleccionado.
Una vez creada, la subtarea seguirá el flujo del proceso como cualquier otra tarea, permitiendo avanzar entre etapas y actualizar su estado de manera independiente.
Cuando la subtarea llegue a la etapa configurada y su estado cambie a Finalizada, la tarea principal se actualizará automáticamente a estado Finalizada.
Adicionalmente, si así fue configurado, al finalizar la subtarea la tarea principal también podrá avanzar automáticamente a la siguiente etapa de su proceso.
Crear subtareas
Existen diferentes formas de crear una subtarea: de manera automática mediante la configuración del proceso o manualmente desde el detalle de una tarea en la pestaña Subtareas.
Desde un proceso
Dentro de la etapa de tu proceso, habilita la opción Crear subtarea en otro proceso para mostrar la configuración.
- Selecciona el proceso donde se creará automáticamente la subtarea cada vez que una tarea llegue a la etapa que estás configurando.
- Define la etapa (campo obligatorio) del proceso destino que, al ser alcanzada por la subtarea y cambiar su estado a Finalizada, provocará que la tarea principal también cambie automáticamente a estado Finalizada.
- Opcionalmente, puedes marcar el check "Al finalizar la tarea creada en la etapa seleccionada, pasar a la siguiente etapa de este proceso"
Con esta opción, cuando la subtarea se finalice, la tarea principal avanzará automáticamente a la siguiente etapa de su proceso.
Importante: Estas opciones solo estarán disponibles a partir de la segunda etapa del proceso.
Esta funcionalidad es recomendable para flujos de trabajo repetitivos que dependen de otras áreas o equipos
Desde el detalle de la tarea
También puedes crear subtareas manualmente desde el detalle de una tarea, en la pestaña Subtareas, utilizando el botón Agregar subtarea. En el formulario de creación encontrarás los siguientes campos:
- Proceso (obligatorio): Selecciona el proceso donde se generará la subtarea.
- Etapa: Define la etapa del proceso destino que, al ser alcanzada por la subtarea y cambiar su estado a Finalizada, provocará que la tarea actual también pase automáticamente a estado Finalizada.
- Check de avance automático: Marca esta opción para que, al finalizar la subtarea en la etapa seleccionada, la tarea actual avance automáticamente a la siguiente etapa de su proceso.
Importante: Este check solo estará disponible para tareas que pertenezcan a un proceso.
Caso de uso
Se atiende la instalación de un equipo GPS, con la tarea "Instalación GPS – Kenworth 031 – Transportes del Centro" del proceso "Instalación de equipos GPS", el técnico detecta que la unidad presenta daños en el cableado eléctrico, lo que impide finalizar correctamente la instalación del GPS.
Para dar seguimiento a esta situación, se crea la subtarea: "Corrección de cableado eléctrico – Kenworth 031", esta tarea se crea en el proceso "Mantenimiento de flotas".
Dentro de este proceso, el área de mantenimiento o el taller responsable puede trabajar la subtarea. Mientras tanto, la tarea principal continúa relacionada con la instalación del GPS, manteniendo trazabilidad entre ambos procesos.
Cuando la subtarea llegue a la etapa Unidad liberada del proceso "Mantenimiento de flotas" y cambie a estado Finalizada, la tarea principal "Instalación GPS – Kenworth 031 – Transportes del Centro" podrá finalizarse automáticamente o avanzar a la siguiente etapa del proceso principal, según la configuración realizada en OnFlow.
¿Cómo identificar mis subtareas en el kanban?
Podrás identificar fácilmente las subtareas dentro del tablero kanban mediante el indicador de subtarea que se muestra en el card de la tarea.
Procesos
Desde el módulo Procesos podrás crear y administrar flujos personalizados para organizar y automatizar el proceso de trabajo de tus tareas mediante etapas.
Crear proceso
Un proceso define el recorrido que seguirán las tareas dentro de OnFlow, permitiendo establecer responsables, tiempos de trabajo, aprobaciones, formularios y automatizaciones entre procesos.
Para crear un nuevo proceso, haz clic en el botón + Crear proceso.
Información general del proceso
Al crear un proceso, deberás completar la siguiente información:
- Nombre: Ingresa el nombre con el que identificarás el proceso.
- Descripción del proceso: Agrega una descripción breve sobre el objetivo o funcionamiento del proceso.
- Asignar área: Selecciona el área a la que pertenecerá el proceso.
- Activo requerido en todas las tareas: Al activar esta opción, todas las tareas creadas dentro de este proceso requerirán obligatoriamente un Activo asignado.
Crear etapas del proceso
Después de ingresar la información general, será necesario crear las etapas que conformarán el flujo del proceso. Para agregar una etapa, haz clic en el botón + y completa la siguiente información:
- Nombre: Ingresa el nombre de la etapa.
- Descripción: Describe la función o propósito de la etapa.
- Asignar área: Selecciona el área responsable de esta etapa.
- Responsable: Este campo muestra el responsable del área seleccionada.
- Definir duración de la tarea en esta etapa: Permite definir el tiempo estimado de permanencia de la tarea en esta etapa, ya sea en horas o días.
- Vencimiento automático: Si esta opción está activada, la tarea cambiará automáticamente a estado Vencido cuando supere el tiempo definido en la etapa.
- Notificar al cambiar a esta etapa: Envía una notificación dentro de OnFlow al responsable y colaboradores cuando una tarea avance a esta etapa.
- Evento a registrar en el Activo: (Disponible únicamente cuando el proceso tiene habilitada la acción Activo requerido en todas las tareas) Selecciona el evento personalizado que se emitirá en el Activo cuando la tarea entre a esta etapa.
Configuración avanzada:
- Crear tarea relacionada en otro proceso: (Disponible únicamente a partir de la segunda etapa del proceso) Esta opción permite generar automáticamente una tarea relacionada en otro proceso cuando la tarea llegue a esta etapa. Al activarla, se mostrarán los siguientes campos:
- Proceso: Selecciona el proceso donde se creará la tarea relacionada.
- Etapa del proceso donde finalizarán ambas tareas: Define en qué etapa del proceso relacionado se considerarán finalizadas ambas tareas.
- Al finalizar la tarea creada en la etapa seleccionada, pasar a la siguiente etapa de este proceso: Permite que la tarea original avance automáticamente a la siguiente etapa cuando la tarea relacionada sea finalizada.
- Elemento de plataforma requerido: Actualmente permite seleccionar formularios obligatorios para avanzar la tarea. (No disponible al configurar tarea relacionada)
- Selecciona formulario: Selecciona cuál formulario deberá completarse obligatoriamente antes de mover la tarea a la siguiente etapa.
- Requiere aprobación: (Disponible únicamente cuando la etapa tiene un área asignada) Al activar esta opción, la tarea deberá ser aprobada por el responsable antes de avanzar a la siguiente etapa.
- Aprobadores adicionales: Permite seleccionar usuarios adicionales del área asignada a la etapa para aprobar que la tarea avance a la siguiente etapa.
- ¿Requerir aprobación de todos?: Marca para que la tarea deba ser autorizada por todos los aprobadores. Desmarca para que solo baste la aprobación de un usuario para avanzar la tarea.
Una vez configurado el proceso y sus etapas, haz clic en Guardar cambios.
El proceso creado se visualizará posteriormente en la sección Todos los procesos.
Todos los procesos
En este módulo podrás visualizar y administrar todos los procesos creados por tu usuario en OnFlow.
En la parte superior derecha encontrarás el botón + Crear proceso, el cual permite registrar un nuevo proceso, configurar sus etapas, automatizaciones y reglas de trabajo.
El módulo muestra un listado con todos los procesos registrados, incluyendo la siguiente información:
- Nombre asignado al proceso.
- Descripción general del proceso.
- Área a la que pertenece el proceso.
- N° de etapas configuradas dentro del proceso.
- Acciones:
- Editar: Permite modificar la configuración general del proceso y sus etapas. Adicionalmente, en la parte superior se muestran pestañas con los procesos creados por el usuario logueado. Desde estas pestañas también podrás acceder rápidamente al detalle de cada proceso y editar su configuración.
-
- Eliminar: Permite eliminar el proceso seleccionado. IMPORTANTE: Al eliminar un proceso, también se eliminarán todas las tareas relacionadas con dicho proceso y esta acción no podrá deshacerse.
Áreas
En esta sección podrás estructurar las áreas de trabajo de tu organización, asignar responsables y administrar los miembros que forman parte de cada una.
Crear área
En la parte superior derecha encontrarás el botón + Crear área, el cual permite registrar nuevas áreas o subáreas.
Listado de áreas
El módulo muestra un listado con todas las áreas registradas del cliente, incluyendo la siguiente información:
- Nombre: Nombre del área o subárea.
- Responsable: Usuario asignado como responsable del área.
- Tipo: Indica si el registro corresponde a un área principal o una subárea.
- Área principal: Muestra el área a la que pertenece la subárea.
- Acciones:
- Asignar miembros: Permite administrar los usuarios pertenecientes al área. En la parte izquierda podrás marcar con un check los usuarios que pertenecerán al área y en la parte derecha podrás seleccionar al responsable del área.
-
- Editar: Permite modificar el nombre del área o subárea.
- Crear subárea: (Disponible únicamente para áreas principales) Permite crear una nueva subárea asociada al área seleccionada.
- Eliminar: Permite eliminar el área o subárea seleccionada.
Configuración
Personaliza y administra los elementos que definen el comportamiento de OnFlow según las necesidades de tu operación.
Etiquetas
Dentro del módulo Configuración podrás administrar etiquetas personalizadas que pueden utilizarse para identificar y clasificar las tareas según distintos criterios operativos o de negocio definidos por tu organización.
Las etiquetas permiten agregar información adicional a las tareas para facilitar su organización y seguimiento. Por ejemplo, puedes utilizarlas para identificar la complejidad de una tarea (sencilla, requiere 2 personas, compleja), el origen de un problema (error de instalación, fallo de fábrica, desgaste natural), la sensibilidad de la información (confidencial, uso interno, público), entre otros criterios personalizados.
Crear etiqueta
Para registrar una nueva etiqueta, haz clic en el botón Crear etiqueta e ingresa la siguiente información:
- Nombre con el que se identificará la etiqueta.
- Color que tendrá la etiqueta dentro de las tareas.
Para finalizar, haz clic en Guardar.
Listado de etiquetas
El módulo muestra un listado con todas las etiquetas registradas, incluyendo la siguiente información:
- Nombre: Nombre de la etiqueta.
- Color: Color asignado a la etiqueta.
- Tareas relacionadas con la etiqueta: Cantidad de tareas que utilizan la etiqueta.
- Acciones: Permite editar o eliminar la etiqueta.
Las etiquetas creadas podrán asignarse posteriormente desde el Detalle de la tarea.
Tareas automáticas
Dentro del módulo Configuración, la sección Tareas automáticas permite automatizar la creación de tareas en OnFlow a partir de alertas generadas en la plataforma.
Esta funcionalidad es ideal para automatizar procesos operativos y evitar la creación manual de tareas. Por ejemplo, puedes configurar que cuando un Activo llegue a un taller, se genere automáticamente una tarea dentro de un proceso de revisión o entrega de unidad, permitiendo dar seguimiento inmediato a la actividad requerida.
Crear configuración
Para crear una nueva automatización, haz clic en el botón Crear configuración:
- Alertas que dispararán esta tarea: Marca con el check aquellas alertas que deseas utilizar para generar tareas automáticamente cuando sean emitidas.
- Datos de la tarea:
- Nombre y Descripción de la tarea, puedes utilizar los siguientes tokens dinámicos: [ACTIVO], [ALERTA], [DESCRIPCION_ALERTA], [FECHA], [HORA], [NOMBRE_ALERTA] y [PLACA]. (Estos tokens serán reemplazados automáticamente con la información correspondiente al momento de generarse la tarea).
- Duración de la tarea, permite definir el tiempo estimado de duración de la tarea en horas o días. (La fecha de inicio de la tarea será el momento en que se genere la alerta y la fecha final se calculará según la duración configurada).
- Crear tarea para: Define cómo y dónde se generará la tarea automática. Las opciones disponibles son:
- Proceso: Genera la tarea dentro del proceso seleccionado.
- Área: Genera una tarea asignada al área seleccionada, sin pertenecer a un proceso.
- Usuario: Genera una tarea asignada directamente a uno o varios usuarios, sin pertenecer a un proceso.
- Configuración adicional
- Límite de tareas: Permite definir la cantidad máxima de tareas que esta configuración podrá generar por día. (Este límite ayuda a evitar la generación excesiva de tareas derivadas de alertas repetitivas).
Para finalizar, haz clic en Guardar.
Listado de configuraciones
El módulo muestra un listado con todas las configuraciones creadas, incluyendo la siguiente información:
- Tarea: Nombre configurado para la tarea automática.
- Alertas que la disparan: Cantidad de alertas asociadas a la configuración.
- Crear tarea para: Tipo de destino configurado para la generación de la tarea (Proceso, Área o Usuario).
- Acciones: Permite editar o eliminar la configuración.
Cada registro puede desplegarse para consultar el detalle de las alertas asociadas a la automatización.
El detalle muestra la siguiente información:
- Tipo de alerta
- Nombre de la alerta
- Plataforma
Preguntas frecuentes
¿Qué es OnFlow?
OnFlow es la plataforma de gestión de procesos y tareas de RedGPS, diseñada para estructurar, ejecutar y dar seguimiento a operaciones de campo de forma simple y trazable.
Con OnFlow puedes digitalizar procesos operativos, asignar tareas y registrar evidencia directamente desde dispositivos móviles o web, integrando información relacionada con usuarios, ubicaciones, clientes y Activos involucrados en cada actividad.
¿Qué permite hacer OnFlow?
Con OnFlow podrás:
- Crear y gestionar procesos organizados en distintas etapas.
- Crear tareas y dar seguimiento a su avance.
- Asignar tareas a técnicos, operadores o colaboradores.
- Utilizar formularios dinámicos para capturar información y evidencia.
- Registrar automáticamente fecha, hora y ubicación de ejecución.
- Asociar tareas a Activos como vehículos o smartphones.
- Consultar el estado de tareas y procesos en tiempo real.
- Gestionar la operación desde App Tracker (Android e iOS) o desde la web.
- Mantener trazabilidad completa de las actividades realizadas.
- Solicitar aprobaciones de tareas por uno o múltiples usuarios.
- Agregar comentarios y documentación de respaldo en las tareas.
¿En qué escenarios lo puedo utilizar?
OnFlow está diseñado especialmente para operaciones como:
- Instalaciones
- Mantenimiento
- Auditorías
- Seguridad
- Logística
- Servicios técnicos en campo
¿Cuánto tiempo se almacena la información en OnFlow?
La información histórica de procesos y tareas se almacena durante 12 meses. Finalizado este periodo, la información se elimina automáticamente.
Nota: La evidencia multimedia capturada mediante formularios dinámicos se administra de la misma forma que en otras plataformas de RedGPS. El usuario puede eliminarla manualmente o conservarla pagando la tarifa vigente de almacenamiento multimedia.
¿OnFlow cuenta con interfaz móvil?
Sí. OnFlow cuenta con interfaz móvil integrada dentro de la App Tracker de RedGPS para Android e iOS.
Desde la aplicación podrás gestionar tareas, procesos, formularios, aprobaciones y evidencias directamente desde tu smartphone. Esto permite centralizar las actividades operativas y los servicios en campo desde una sola aplicación.
Importante: El uso de la App Tracker genera costos de licencia adicionales según las condiciones contratadas para dicha aplicación.