Configuración

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General

Configuración de alertas

Aquí puedes definir si deseas recibir alertas por correo electrónico antes del vencimiento de los documentos. Esta configuración se realiza desde la columna Alertar vencimiento.

Puedes establecer con cuántos días de anticipación se enviará la alerta haciendo clic en el botón Editar días:

Para definir los correos electrónicos que recibirán estas alertas, utiliza el botón Editar email:

Puedes ingresar uno o varios correos, separados por coma. Ejemplo: correo1@gmail.com,correo2@gmail.com 

Documentos personalizados

En esta sección puedes crear documentos adicionales adaptados a las necesidades de tu operación, ya sea para Activos y/o conductores.

Haz clic en el botón Crear documento personalizado y completa los siguientes campos:

• Nombre del documento

• Icono y color (para identificarlo fácilmente en el calendario, si aplica)

• Campos requeridos dentro del documento

Luego, haz clic en Guardar.

Para permitir que otros usuarios gestionen documentos de este tipo, haz clic en el botón Asignar usuarios y selecciona a quienes podrán crear, editar y eliminar estos documentos personalizados:

También cuentas con las opciones para editar o eliminar un documento personalizado. 

IMPORTANTE: Al eliminarlo, también se eliminarán todos los documentos creados de ese tipo.

Una vez creado el documento, los usuarios con acceso verán un nuevo apartado llamado Documentos personalizados en la barra de módulos. Al ingresar, se listarán los documentos disponibles según sus permisos.

Al hacer clic en cualquiera de ellos, podrán gestionar documentos de ese tipo: crear, consultar, editar, eliminar y adjuntar archivos si es necesario.

IMPORTANTE: Si el documento tiene una fecha de vencimiento, es necesario activar y configurar las alertas de vencimiento, de esta forma se mostrarán en el calendario.

FUEC

Desde la pestaña FUEC podrás configurar los parámetros relacionados con la emisión de FUEC dentro de OnDocs.

IMPORTANTE: Esta configuración está disponible únicamente para clientes de Colombia y aplica a todo el cliente.

 

Documentos obligatorios para el FUEC

En esta sección puedes seleccionar los tipos de documentos que serán obligatorios para poder emitir un FUEC.

Para configurarlo, marca con el check los documentos que deseas validar como obligatorios. Si alguno de los documentos seleccionados se encuentra vencido, no será posible emitir el FUEC hasta que la documentación esté vigente.

Los documentos disponibles son: Revisión tecnomecánica, Tarjeta de operación, Verificación vehicular, RCC-RCE, SOAT, Licencia de tránsito, Contrato de afiliación, Licencia de conductor y los documentos personalizados que generes para tus Activos.

 

Mostrar dispositivos Tracker en FUEC

Esta opción permite listar Activos con equipos App Tracker al momento de crear un FUEC. Para habilitarla, selecciona la opción Sí.

Si permanece en No, los Activos con equipos App Tracker no se mostrarán disponibles para la creación del FUEC.

 

 

FUEC visibles solo para sus creadores

Esta opción permite restringir la visibilidad de los contratos FUEC para que solo estén disponibles para el usuario que los creó.

Para habilitarla, selecciona la opción Sí. Una vez activa, los FUEC previamente creados también serán visibles únicamente para el usuario que los generó.

Si otros usuarios necesitan consultar o gestionar un FUEC, el creador podrá asignarles permisos de acceso desde el módulo Contratos FUEC.

IMPORTANTE: Al activar esta opción, asegúrate de asignar los permisos correspondientes a los usuarios que necesiten acceso a los contratos FUEC existentes o nuevos.