Plataforma Web
En esta ayuda, podrá resolver todas sus inquietudes respecto al uso de la Plataforma OnDelivery. El orden en el que presentamos esta ayuda, es para que pueda Configurar y usar la Plataforma desde cero.
Inicio
El Dashboard muestra estadísticas de sus entregas, pedidos, clientes, vehículos, etc. Por defecto se mostrará la cantidad de días que seleccionó en la Configuración, si desea ver más o menos tiempo, seleccione manualmente el intervalo que desea consultar.
- En los 4 paneles superiores: Se muestra información de las entregas y pedidos junto con los estatus que ha tenido en el rango de fechas seleccionado. En Clientes verá la información de cuántos clientes están con pedidos y cuentos sin pedidos. Vehículos también verá cuántos se encuentran con entregas programadas y cuántos libres (sin entregas programadas asignadas).
- Gráfico: Muestra el total de entregas por estatus, cada color representa uno, al hacer clic en algún color del gráfico, se ocultarán los demás colores y resaltará la información del color seleccionado. Tiene opciones para imprimir la imagen del gráfico, descargarla en distintas extensiones de imagen.
- Entregas programadas: Se visualiza la información de las entregas que están programadas en el rango de fechas seleccionado, así como el conductor, el activo, fecha inicio y fin, comentarios
- El icono de acciones muestra el detalle de la entrega: el número de pedido, el cliente, el activo que realizo la entrega, fecha hora, costo de pedido, moneda, número de factura, peso/volumen de pedido, el estatus, el tiempo de servicio en cada domicilio, contenedores (en caso de que aplique) y los comentarios del pedido. Al final se muestra el total de la entrega, sumando el costo de todos los pedidos que conformen la entrega.
Entregas
En esta sección muestra información para todas las entregas programadas. La consulta es por día y podrás consultar las entregas de los programas de los días anteriores. Si no hay entregas programadas el día que está viendo, se mostrarán las últimas 20 entregas programadas.
Entregas programadas: de forma predeterminada, se muestran las entregas programadas para el día actual, el vehículo, los contenedores, el peso y el volumen de entrega. La barra muestra el proceso en %% de entrega. Si está en gris, no se ha confirmado la entrega de algún pedido, cuando el pedido cambie al estado Entregado, la barra mostrará el porcentaje que tienes con las entregas confirmadas.
En las entregas que ya están programadas, podrá ver los pedidos en el orden que se programaron y en cartografía verá la ruta a seguir para realizar la entrega. Dependiendo del estatus en el que se encuentre el pedido, será el color que se muestre en el seguimiento de la entrega.
PROGRAMAR ENTREGAS
Para programar entregas seleccione la fecha en la que se ha generado un pedido, en caso de no existir pedidos para la fecha seleccionada, se podrá crear uno desde esa misma sección, siguiendo los pasos para la creación de pedidos.
Se listarán los pedidos que tenemos en el día consulado, seleccione en cada check el pedido que va a programar, si serán todos, puede seleccionar el check superior Todos para seleccionar todos los pedidos que tiene. Una vez seleccionados los pedidos, podemos seleccionar el activo/s con el que se trabajará esta entrega.
Los iconos del listado de pedidos mostrarán:
- Icono naranja detalle de pedido: Mostrará en una ventana toda la información del pedido y además, se podrá editar los productos, cantidades, domicilios.
- Icono de ubicación: Mostrará en la cartografía un marcador con la ubicación del domicilio donde se debe entregar el pedido.
Si el pedido es Peso/Volumen deberá elegir un vehículo configurado con este tipo de carga, de lo contrario no podrá avanzar en la programación de su entrega. El tipo de carga que tiene cada vehículo se muestra en el listado de activos a seleccionar.
Una vez seleccionado los pedidos y activos, procederemos a seleccionar el tipo de programación en la que queremos que se realice nuestra entrega.
- Programación manual: Usted irá arrastrando los pedidos al activo o activos, que efectuarán la entrega. El orden también será definido por usted. En la cartografía se irá mostrando la ruta sugerida por Google, según el orden en el que ponga los pedidos.
- Programación automática: Este tipo de programación ordenará los pedidos de forma automática según el cuadro de entrega que se haya configurado al levantar el pedido.
En caso dado de que el peso/volumen o contenedores del pedido superen al del activo, se mostrará una alerta de error, por lo que deberá cambiar el vehículo por uno que pueda contener más peso/volumen o contenedores. O bien, quitarle pedidos y asignarlos en otro vehículo o entrega.
Una vez que ha asignado todos los pedidos a sus activos, hará clic en el botón Guardar para que la entrega se programe y asigne al vehículo correspondiente. Posteriormente podrá ver su entrega programada en la pestaña Entregas Programadas y en el módulo de Pedidos, el estatus de Pendiente cambiará automáticamente a Programado para entrega.
El conductor recibirá una notificación cuando una entrega programada se le asigne. Deberá dar de alta el celular en BackOffice, ingresando el ID Dispositivo para que pueda recibir notificaciones.
Pedidos
Genere los pedidos de todos sus clientes, ya sean para el mismo día en el que se están creando o dejar programados pedidos para fechas futuras. Puede realizar consultas en este módulo de estatus de pedidos, por rango de fechas y por clientes, también podrá importar sus pedidos desde un archivo .xls.
Colores de los estatus:
Etiqueta de Pedido: contiene el domicilio del cliente, el vehículo al que fue asignado el pedido, el código de rastreo, número de factura, número de pedido, la venta de tiempo de entrega (inicio/fin), el tiempo de servicio, el detalle del producto (nombre y cantidad) y el QR del pedido.
Crear Pedido
Seleccione el icono azul superior de lado derecho (signo +). En la ventana que se abrirá puede iniciar a crear su pedido, los datos que necesita para esto, es información que ha generado en otros módulos de la Plataforma.
- Cliente: En este campo se mostrarán los clientes que ha creado, seleccione del listado al que le va a generar el pedido.
- Número de pedido: Este dato lo ingresará manual, es alfanumérico. Si usted en configuración seleccionó que el número de pedido sea automático, aunque ingrese este dato, el número de pedido se guardará con el siguiente que la plataforma haya almacenado anteriormente.
- Número de factura: Este dato lo ingresará de forma manual si maneja numeración de factura, sino es así, lo puede dejar en blanco.
- Seleccionar domicilio: Se muestran los domicilios que tiene definido el cliente, seleccione al cual se le hará la entrega de pedido. En caso dado de no tener un domicilio dado de alta, en esta misma sección podrá generar uno.
- Fecha de entrega: Indique el día en el que se hará la entrega de pedido.
- Hora entrega (inicio)/Hora entrega (fin): Indica la ventana de horarios en el que se deberá realizar la entrega del pedido. Recuerda que este es el horario que se tomará en cuenta para la programación de entregas junto con el horario laboral que tienen los vehículos.
- Tiempo de servicio: Este tiempo es el que debe tardar el conductor en el domicilio generando la entrega de pedido.
- Número de contenedores: Si el pedido se generará con contenedores, indique cuántos son los que requiere para la entrega, de lo contrario deje en blanco este campo.
- Comentarios o notas: Ingrese notas relacionadas al pedido, por ejemplo: Si el cliente desea que se le llame 15 minutos antes de la entrega de pedido, o si el pedido es frágil.
- Peso total/Volumen total: El valor de estos campos los puede poner de forma manual si los conoce, de lo contrario los puede dejar en blanco y la plataforma los calculará dependiendo de los productos y cantidad que conformen el pedido.
- Sin detalle del producto: Seleccione esta opción solo si su pedido no llevará el detalle de los productos que se entregarán; como: cantidad, nombre del producto, precio unitario, costo total, impuesto y total de costo del pedido. Si el pedido no lleva detalle, se deberá especificar obligatoriamente los datos de Peso/Volumen, ya que la plataforma no podrá calcular esta información y es necesaria para cuando se programe una entrega.
- Seleccionar almacén: Seleccione el almacén del cuál se surtirá este pedido. Una vez seleccionado, se habilitará el siguiente campo para seleccionar producto.
- Seleccionar producto: Se listan los productos que hay en el almacén seleccionado previamente, entre (paréntesis) se muestra el total de este producto en existencia. Seleccione el producto que debe ir en el pedido.
Los productos que seleccione deben pertenecer al mismo almacén, si cambia de almacén los datos de productos que haya seleccionado anteriormente, se eliminarán y deberá seleccionar nuevamente productos. No es posible crear un pedido con productos de diferentes almacenes.
Una vez que ha seleccionado el almacén y los productos, debe ingresar el dato de cuántos productos se entregarán en este pedido. Para ello solo edite el recuadro numérico que se encuentra al lado del nombre de producto. Una vez ingresado este dato, se mostrará el precio unitario de cada producto, el impuesto y el subtotal.
Al final se muestra el subtotal de todos los productos, impuesto y total a pagar en el pedido. Al crear un Pedido, el estatus que se genera en automático es Pendiente.
Si hay información que no tenga, consulte OnDelivery y seleccione el módulo de ayuda en el que tenga duda.
Cuando se genera el pedido, se manda un correo electrónico a la bandeja de entrada de la dirección email que dimos de alta en la información Clientes. Si no esta este dato configurado, no le llegará esta notificación de envío de pedido ni el código QR.
Clientes
En esta sección dé de alta a sus clientes. Visualizará el listado con la información principal de cada uno de ellos, como lo es: Nombre, Razón social, número de identificador.
En cada cliente podrá tener “N” cantidad de domicilios y en cada domicilio un contacto. Para dar de alta un cliente, haga clic en el icono azul (signo de +) superior derecho que se encuentra al lado del buscador, solo necesitará ingresar: Nombre, Razón social y un número identificador (definido por el usuario).
En la columna acciones puede realizar las siguientes:
-
Icono lápiz: Edite la información de Nombre, Razón social e Identificador del cliente.
-
Icono ubicación: Dé de alta los domicilios del cliente junto con contacto. Recuerde que puede dar de alta tantos domicilios como necesite por cada cliente. (llenará los mismos campos de información para Dar de alta un Almacén).
- Icono ojo: Al hacer clic en este icono, visualizará todos los domicilios datos de alta en el cliente, así como la información de contacto creado en cada domicilio. También podrá editar o eliminar los datos de contacto y domicilio.
- Icono bote basura: Al eliminar el cliente, eliminará todos los domicilios y contactos asociados a éste.
Podrá importar la base de datos de sus clientes desde un archivo con extensión .XLS. Descargue la plantilla ejemplo para guiarse y que su importación sea exitosa. El icono de importación es el de color gris que se encuentra al lado de crear un cliente, en la parte superior derecha.
Una vez seleccionado el archivo y hacer clic en el botón verde (Ver datos), se mostrará la pantalla con la información que se cargará a la plataforma. Cuando se valide que todo es correcto, hacemos clic en el botón Importar Cliente, se mostrará una leyenda que dice " Este proceso puede demorar algunos minutos. Esta venta se cerrará automáticamente, no la cierre durante el proceso.". Esto quiere decir, que si cerramos la venta, el proceso se cancela y la importación no será satisfactoria.
Inventario
En el módulo Inventario se registran almacenes y productos, se ingresa la cantidad existente de cada producto en los almacenes. Los almacenes pueden ser fijos; como bodegas, casas, sucursales y también pueden ser móviles, esto por si sus vehículos tienen cierta cantidad de productos que deben llevar en su ruta, por si generan ventas inmediatas.
Primero, vamos crear nuestro almacén fijo o móvil (tipo Activo); la única diferencia es la cantidad de campos que se deben completar.
Almacén Fijo:
- Nombre (obligatorio): Este será con el que vamos a identificar nuestro almacén.
- Descripción: Agregue una breve descripción si lo desea.
- Latitud y Longitud: Puede agregar el domicilio ingresando estos dos datos, y de esta forma en el mapa se mostrará el marcador de ubicación.
- Puede agregar también el domicilio indicando: País, Provincia, Ciudad, Calle, Número exterior y Código postal. Con estos datos se mostrará en el mapa el marcador de la ubicación.
Almacén Móvil (tipo Activo):
- Nombre (obligatorio): Escriba el nombre con el que identificará este almacén.
- Activo: Seleccione el vehículo que manejará este inventario.
- Descripción: Agregue una breve descripción si así lo desea.
Una vez agregados los almacenes procedemos a crear los productos :
- Nombre: Aquí va el nombre del producto a registrar.
- Descripción: Agregue una breve descripción si así lo desea.
- Costo: Este es el costo unitario del producto.
- Peso: Este es el peso que representa una unidad del producto.
- Volumen: Volumen que representa solo una unidad del producto.
- Código de Producto: Campo opcional. Este dato lo puede agregar si sus productos están inventariados por códigos y este dato que ingrese, formará parte del código de barras de dicho producto.
Recuerde que al crear cualquier elemento, siempre debe hacer clic en el botón "Guardar"
En el listado de los productos podremos modificar datos: nombre del producto, nombre del almacén, incrementar o disminuir la cantidad de existencia de cada producto, y ver el registro de movimiento de cada uno.
- Para cambiar el nombre de un producto o almacén, solo hay que hacer clic en el icono del lápiz. Para eliminarlo, haga clic en el icono del bote de basura.
- Para colocar la cantidad de existencias, directamente se agregan en el campo numérico y para guardar este dato se hace clic en el icono
. - El icono
muestra los movimientos del inventario, como las entradas y salidas de productos, la fecha y hora del movimiento, la cantidad que ingreso o salió, costo, impuesto y el usuario que generó los ingresos del producto.
El inventario es a nivel cliente, es por ello que se muestra en el registro de los movimientos del inventario, qué usuarios ha generado ingresos y egresos de productos.
Activos
En esta sección, verá todos los vehículos que el usuario ha asignado; Solo aquellos que están configurados para trabajar con OnDelivery se mostrarán al programar una entrega.
En el botón de acciones, veremos la información del vehículo: Nombre del activo, Matrícula, Conductor asignado al activo, Grupo al que pertenece el activo y el tipo de vehículo. También podemos configurar el activo para trabajar con él al generar un cronograma de entrega.
- Tipo de carga: Seleccione si su vehículo funcionará con el tipo de carga Peso / Volumen o Contenedores. Solo se debe seleccionar uno, ya que no es posible que un vehículo funcione con dos tipos de carga.
- Contenedores: Ingrese estos datos solo si el vehículo funcionará con contenedores. Indique la cantidad de contenedores que puede cargar el activo.
- Peso Máximo: Ingrese el peso máximo que puede llevar el activo. La unidad de medida es la que estableciste previamente en Configuración.
- Volumen Máximo: Ingrese el volumen máximo que puede transportar el activo. La unidad de medida es la que estableciste previamente en Configuración.
- Inicio laborales / Fin laborales: Ingrese la hora de entrada y salida de las actividades del vehículo, este dato se tendrá en cuenta a la hora de programar una entrega. Por ejemplo: si, al programar una entrega, tu tiempo excede la hora de salida del vehículo, no podrás asignarle la entrega y tendrás que seleccionar otro que se adapte al horario.
- Tipo de ubicación de salida: seleccione si el vehículo sale de una ubicación o depósito. Estos datos se tienen en cuenta al programar una entrega.
- Lugar de salida: La lista de ubicaciones o almacenes que ha creado se mostrará según lo que haya seleccionado en el campo "Tipo de lugar de salida".
Los vehículos que no tengan información de Inicio / Fin y Peso / Volumen no se incluirán en el programa de entrega.
Conductores
Todos los conductores que se han registrado en la plataforma se muestran con el usuario que ingresa a OnDelivery, puede registrar nuevos conductores y también asignar el usuario y contraseña para que este conductor pueda ingresar a la aplicación y ver sus entregas programadas.
Para crear un nuevo conductor, haz clic en el botón azul superior derecho (+). En esta sección designarás el vehículo que tendrá este conductor. Los datos obligatorios para registrar un conductor son nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, número de licencia y dirección.
En las acciones que se encuentran en cada conductor puedes editar, crear y eliminar usuarios. La creación de un usuario permitirá al conductor iniciar sesión en la aplicación Entrega, recibir notificaciones de entregas asignadas, ver sus entregas programadas, registrar pedidos y ver mucha más información.
Los datos que se deben registrar para que el conductor pueda ingresar a la aplicación son: Nombre de usuario y Contraseña. Dado que estas serán sus credenciales de inicio de sesión. También es importante que selecciones correctamente la Zona Horaria en la que se encuentra el conductor, para que no haya problemas con los plazos de entrega y notificaciones.
Para saber cómo funciona la aplicación, consulte la siguiente información: Cómo funciona la aplicación OnDelivery Driver
Configuración
Primero configuremos nuestra Plataforma para que funcione correctamente con los valores y unidades de medida correspondientes.
Seleccionamos la opción Configuración en la barra superior y comenzamos a configurar nuestros conceptos.
Posteriormente se mostrará una pantalla, en la que veremos y seleccionaremos la configuración con la que trabajaremos.
- Moneda: Es el tipo de moneda en la que se reflejará todo lo relacionado con los costos, desde el costo de un producto hasta el costo total de un envío. Por defecto toma el tipo de moneda del país en el que está registrado el cliente.
- Porcentaje de impuestos: el porcentaje que ingrese aquí se calculará automáticamente en sus pedidos. Si no desea utilizar esta opción, ponga el valor "0". Por defecto toma el porcentaje de impuestos del país en el que está registrado el cliente.
- Unidad de peso: Esta será la unidad de medida de peso que se utilizará en toda la plataforma OnDelivery, incluido el peso por producto y el peso total de un pedido.
- Unidad de volumen: seleccione la unidad de medida en la que se medirá la capacidad de los productos y los pedidos totales.
- Número de días Dashboard: Al ingresar a la Plataforma, verá un Tablero con “N” número de días que desea que se muestre la información, por defecto el valor es 7.
- Número pedido automático: Esta opción permite que los pedidos que se colocan se generen con un número de pedido automático, es decir; La plataforma genera estos números, comenzando con 0001, y cada vez que se genera un nuevo pedido, el número se genera de forma incremental.
Esta configuración es de carácter general, es decir, se aplicará a todos los pedidos generados en la Plataforma.