Plataforma Web
En esta ayuda, podrá resolver todas sus inquietudes respecto al uso de la Plataforma OnDelivery. El orden en el que presentamos esta ayuda, es para que pueda Configurar y usar la Plataforma desde cero.
Inicio
El Dashboard muestra estadísticas de sus entregas, pedidos, clientes, vehículos, etc. Por defecto se mostrará la cantidad de días que seleccionó en la Configuración, si desea ver más o menos tiempo, seleccione manualmente el intervalo que desea consultar.
- En los 4 paneles superiores: Se muestra información de las entregas y pedidos junto con los estatus que ha tenido en el rango de fechas seleccionado. En Clientes verá la información de cuántos clientes están con pedidos y cuentos sin pedidos. Vehículos también verá cuántos se encuentran con entregas programadas y cuántos libres (sin entregas programadas asignadas).
- Gráfico: Muestra el total de entregas por estatus, cada color representa uno, al hacer clic en algún color del gráfico, se ocultarán los demás colores y resaltará la información del color seleccionado. Tiene opciones para imprimir la imagen del gráfico, descargarla en distintas extensiones de imagen.
- Entregas programadas: Se visualiza la información de las entregas que están programadas en el rango de fechas seleccionado, así como el conductor, el activo, fecha inicio y fin, comentarios
- El icono de acciones muestra el detalle de la entrega: el número de pedido, el cliente, el activo que realizo la entrega, fecha hora, costo de pedido, moneda, número de factura, peso/volumen de pedido, el estatus, el tiempo de servicio en cada domicilio, contenedores (en caso de que aplique) y los comentarios del pedido. Al final se muestra el total de la entrega, sumando el costo de todos los pedidos que conformen la entrega.
Entregas
En esta sección muestra información para todas las entregas programadas. La consulta es por día y podrás consultar las entregas de los programas de los días anteriores. Si no hay entregas programadas el día que está viendo, se mostrarán las últimas 20 entregas programadas.
Entregas programadas: de forma predeterminada, se muestran las entregas programadas para el día actual, el vehículo, los contenedores, el peso y el volumen de entrega. La barra muestra el proceso en %% de entrega. Si está en gris, no se ha confirmado la entrega de algún pedido, cuando el pedido cambie al estado Entregado, la barra mostrará el porcentaje que tienes con las entregas confirmadas.
En las entregas que ya están programadas, podrá ver los pedidos en el orden que se programaron y en cartografía verá la ruta a seguir para realizar la entrega. Dependiendo del estatus en el que se encuentre el pedido, será el color que se muestre en el seguimiento de la entrega.
PROGRAMAR ENTREGAS
Para programar entregas seleccione la fecha en la que se ha generado un pedido, en caso de no existir pedidos para la fecha seleccionada, se podrá crear uno desde esa misma sección, siguiendo los pasos para la creación de pedidos.
Se listarán los pedidos que tenemos en el día consulado, seleccione en cada check el pedido que va a programar, si serán todos, puede seleccionar el check superior Todos para seleccionar todos los pedidos que tiene. Una vez seleccionados los pedidos, podemos seleccionar el activo/s con el que se trabajará esta entrega.
Los iconos del listado de pedidos mostrarán:
- Icono naranja detalle de pedido: Mostrará en una ventana toda la información del pedido y además, se podrá editar los productos, cantidades, domicilios.
- Icono de ubicación: Mostrará en la cartografía un marcador con la ubicación del domicilio donde se debe entregar el pedido.
Si el pedido es Peso/Volumen deberá elegir un vehículo configurado con este tipo de carga, de lo contrario no podrá avanzar en la programación de su entrega. El tipo de carga que tiene cada vehículo se muestra en el listado de activos a seleccionar.
Una vez seleccionado los pedidos y activos, procederemos a seleccionar el tipo de programación en la que queremos que se realice nuestra entrega.
- Programación manual: Usted irá arrastrando los pedidos al activo o activos, que efectuarán la entrega. El orden también será definido por usted. En la cartografía se irá mostrando la ruta sugerida por Google, según el orden en el que ponga los pedidos.
- Programación automática: Este tipo de programación ordenará los pedidos de forma automática según el cuadro de entrega que se haya configurado al levantar el pedido.
En caso dado de que el peso/volumen o contenedores del pedido superen al del activo, se mostrará una alerta de error, por lo que deberá cambiar el vehículo por uno que pueda contener más peso/volumen o contenedores. O bien, quitarle pedidos y asignarlos en otro vehículo o entrega.
Una vez que ha asignado todos los pedidos a sus activos, hará clic en el botón Guardar para que la entrega se programe y asigne al vehículo correspondiente. Posteriormente podrá ver su entrega programada en la pestaña Entregas Programadas y en el módulo de Pedidos, el estatus de Pendiente cambiará automáticamente a Programado para entrega.
El conductor recibirá una notificación cuando una entrega programada se le asigne. Deberá dar de alta el celular en BackOffice, ingresando el ID Dispositivo para que pueda recibir notificaciones.
Pedidos
En esta sección puedes crear y consultar pedidos, así como ver el estado en el que se encuentran.
Por defecto, se mostrarán los pedidos de una semana atrás, los de hoy y los que están programados para la siguiente semana.
Puedes filtrar la lista por cliente, estado o rango de fechas, y también exportar el detalle de los pedidos en Excel o PDF.
Colores de los estados:
Acciones
- Agregar dirección: Edita el domicilio de entrega del cliente, en caso de ser necesario.
- Detalle: Consulta toda la información del pedido: cliente, número de factura, costo total, etc. Si el pedido está pendiente de asignación, puedes editarlo.
- Estado: Cambia el estado de tus pedidos (excepto si ya están en Entregado o Cancelado).
- Cambios de estados: Consulta el historial de cambios de estado del pedido seleccionado.
- Etiqueta del pedido: Descarga una etiqueta en PDF que puedes pegar en tus pedidos. Esta etiqueta incluye un QR que el conductor utiliza para confirmar la entrega desde su aplicación.
- Eliminar: Borra el pedido.
Crear Pedido
Haz clic en el botón Crear pedido y completa la información:
- Cliente: Seleccione el cliente del pedido, si no cuentas con clientes, puedes darlos de alta en el módulo Clientes.
- Número de pedido: Lo puedes ingresar manualmente o si en la configuración seleccionaste que el número de pedido sea automático, el sistema usará el siguiente consecutivo disponible.
- Número de factura: Escríbelo manualmente si manejas facturación.
- Seleccionar domicilio: Elige un domicilio registrado para el cliente. Si no tiene, podrás darlo de alta con el botón Crear dirección.
- Fecha de entrega: Día en que se realizará la entrega.
- Hora entrega (inicio y fin): Ventana horaria en la que debe realizarse la entrega. Ten en cuenta que este horario se tomará en cuenta al momento de programar la entrega junto con el horario laboral de los Activos.
- Tiempo de servicio: Tiempo estimado que el conductor deberá permanecer en el domicilio realizando la entrega.
- Número de contenedores: Si aplica, indica cuántos contenedores se requieren.
- Comentarios o notas: Ingrese notas relacionadas al pedido, por ejemplo: “Llamar 15 minutos antes” o “Pedido frágil”.
- Peso total / Volumen total: Ingresa estos valores si los conoces. Si no, la Plataforma los calculará en función de los productos seleccionados.
- Sin detalle del producto: Marca esta opción solo si tu pedido no lleva detalle de productos (cantidad, precio, costo, etc.). Si el pedido no llevará detalle, es obligatorio que indiques el peso y el volumen.
- Seleccionar almacén: Elige de qué almacén se surtirá el pedido.
- Seleccionar producto: Verás los productos disponibles en ese almacén (con existencias entre paréntesis). Solo puedes agregar productos de un mismo almacén.
Nota: Si cambias de almacén, se borrarán los productos ya seleccionados y deberás elegirlos de nuevo.
Una vez seleccionado el almacén y los productos, debes ingresar la cantidad de productos que se entregarán en este pedido. Una vez ingresado este dato, se mostrará el precio unitario de cada producto, el impuesto y el subtotal.
Al final se muestra el subtotal de todos los productos, impuesto y total a pagar en el pedido.
Cuando generes un Pedido, el estado inicial será siempre Pendiente y se enviará un correo a la dirección registrada en el cliente.
Si no configuraste un email, no se enviará la notificación ni el código QR del pedido.
Clientes
En esta sección dé de alta a sus clientes. Visualizará el listado con la información principal de cada uno de ellos, como lo es: Nombre, Razón social, número de identificador.
En cada cliente podrá tener “N” cantidad de domicilios y en cada domicilio un contacto. Para dar de alta un cliente, haga clic en el icono azul (signo de +) superior derecho que se encuentra al lado del buscador, solo necesitará ingresar: Nombre, Razón social y un número identificador (definido por el usuario).
En la columna acciones puede realizar las siguientes:
-
Icono lápiz: Edite la información de Nombre, Razón social e Identificador del cliente.
-
Icono ubicación: Dé de alta los domicilios del cliente junto con contacto. Recuerde que puede dar de alta tantos domicilios como necesite por cada cliente. (llenará los mismos campos de información para Dar de alta un Almacén).
- Icono ojo: Al hacer clic en este icono, visualizará todos los domicilios datos de alta en el cliente, así como la información de contacto creado en cada domicilio. También podrá editar o eliminar los datos de contacto y domicilio.
- Icono bote basura: Al eliminar el cliente, eliminará todos los domicilios y contactos asociados a éste.
Podrá importar la base de datos de sus clientes desde un archivo con extensión .XLS. Descargue la plantilla ejemplo para guiarse y que su importación sea exitosa. El icono de importación es el de color gris que se encuentra al lado de crear un cliente, en la parte superior derecha.
Una vez seleccionado el archivo y hacer clic en el botón verde (Ver datos), se mostrará la pantalla con la información que se cargará a la plataforma. Cuando se valide que todo es correcto, hacemos clic en el botón Importar Cliente, se mostrará una leyenda que dice " Este proceso puede demorar algunos minutos. Esta venta se cerrará automáticamente, no la cierre durante el proceso.". Esto quiere decir, que si cerramos la venta, el proceso se cancela y la importación no será satisfactoria.
Inventario
En el módulo Inventario se registran almacenes y productos, se ingresa la cantidad existente de cada producto en los almacenes. Los almacenes pueden ser fijos; como bodegas, casas, sucursales y también pueden ser móviles, esto por si sus vehículos tienen cierta cantidad de productos que deben llevar en su ruta, por si generan ventas inmediatas.
Primero, vamos crear nuestro almacén fijo o móvil (tipo Activo); la única diferencia es la cantidad de campos que se deben completar.
Almacén Fijo:
- Nombre (obligatorio): Este será con el que vamos a identificar nuestro almacén.
- Descripción: Agregue una breve descripción si lo desea.
- Latitud y Longitud: Puede agregar el domicilio ingresando estos dos datos, y de esta forma en el mapa se mostrará el marcador de ubicación.
- Puede agregar también el domicilio indicando: País, Provincia, Ciudad, Calle, Número exterior y Código postal. Con estos datos se mostrará en el mapa el marcador de la ubicación.
Almacén Móvil (tipo Activo):
- Nombre (obligatorio): Escriba el nombre con el que identificará este almacén.
- Activo: Seleccione el vehículo que manejará este inventario.
- Descripción: Agregue una breve descripción si así lo desea.
Una vez agregados los almacenes procedemos a crear los productos :
- Nombre: Aquí va el nombre del producto a registrar.
- Descripción: Agregue una breve descripción si así lo desea.
- Costo: Este es el costo unitario del producto.
- Peso: Este es el peso que representa una unidad del producto.
- Volumen: Volumen que representa solo una unidad del producto.
- Código de Producto: Campo opcional. Este dato lo puede agregar si sus productos están inventariados por códigos y este dato que ingrese, formará parte del código de barras de dicho producto.
Recuerde que al crear cualquier elemento, siempre debe hacer clic en el botón "Guardar"
En el listado de los productos podremos modificar datos: nombre del producto, nombre del almacén, incrementar o disminuir la cantidad de existencia de cada producto, y ver el registro de movimiento de cada uno.
- Para cambiar el nombre de un producto o almacén, solo hay que hacer clic en el icono del lápiz. Para eliminarlo, haga clic en el icono del bote de basura.
- Para colocar la cantidad de existencias, directamente se agregan en el campo numérico y para guardar este dato se hace clic en el icono
. - El icono
muestra los movimientos del inventario, como las entradas y salidas de productos, la fecha y hora del movimiento, la cantidad que ingreso o salió, costo, impuesto y el usuario que generó los ingresos del producto.
El inventario es a nivel cliente, es por ello que se muestra en el registro de los movimientos del inventario, qué usuarios ha generado ingresos y egresos de productos.
Activos
En esta sección, verá todos los vehículos que el usuario ha asignado; Solo aquellos que están configurados para trabajar con OnDelivery se mostrarán al programar una entrega.
En el botón de acciones, veremos la información del vehículo: Nombre del activo, Matrícula, Conductor asignado al activo, Grupo al que pertenece el activo y el tipo de vehículo. También podemos configurar el activo para trabajar con él al generar un cronograma de entrega.
- Tipo de carga: Seleccione si su vehículo funcionará con el tipo de carga Peso / Volumen o Contenedores. Solo se debe seleccionar uno, ya que no es posible que un vehículo funcione con dos tipos de carga.
- Contenedores: Ingrese estos datos solo si el vehículo funcionará con contenedores. Indique la cantidad de contenedores que puede cargar el activo.
- Peso Máximo: Ingrese el peso máximo que puede llevar el activo. La unidad de medida es la que estableciste previamente en Configuración.
- Volumen Máximo: Ingrese el volumen máximo que puede transportar el activo. La unidad de medida es la que estableciste previamente en Configuración.
- Inicio laborales / Fin laborales: Ingrese la hora de entrada y salida de las actividades del vehículo, este dato se tendrá en cuenta a la hora de programar una entrega. Por ejemplo: si, al programar una entrega, tu tiempo excede la hora de salida del vehículo, no podrás asignarle la entrega y tendrás que seleccionar otro que se adapte al horario.
- Tipo de ubicación de salida: seleccione si el vehículo sale de una ubicación o depósito. Estos datos se tienen en cuenta al programar una entrega.
- Lugar de salida: La lista de ubicaciones o almacenes que ha creado se mostrará según lo que haya seleccionado en el campo "Tipo de lugar de salida".
Los vehículos que no tengan información de Inicio / Fin y Peso / Volumen no se incluirán en el programa de entrega.
Conductores
Todos los conductores que se han registrado en la plataforma se muestran con el usuario que ingresa a OnDelivery, puede registrar nuevos conductores y también asignar el usuario y contraseña para que este conductor pueda ingresar a la aplicación y ver sus entregas programadas.
Para crear un nuevo conductor, haz clic en el botón azul superior derecho (+). En esta sección designarás el vehículo que tendrá este conductor. Los datos obligatorios para registrar un conductor son nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, número de licencia y dirección.
En las acciones que se encuentran en cada conductor puedes editar, crear y eliminar usuarios. La creación de un usuario permitirá al conductor iniciar sesión en la aplicación Entrega, recibir notificaciones de entregas asignadas, ver sus entregas programadas, registrar pedidos y ver mucha más información.
Los datos que se deben registrar para que el conductor pueda ingresar a la aplicación son: Nombre de usuario y Contraseña. Dado que estas serán sus credenciales de inicio de sesión. También es importante que selecciones correctamente la Zona Horaria en la que se encuentra el conductor, para que no haya problemas con los plazos de entrega y notificaciones.
Para saber cómo funciona la aplicación, consulte la siguiente información: Cómo funciona la aplicación OnDelivery Driver
Configuración
Primero configuremos nuestra Plataforma para que funcione correctamente con los valores y unidades de medida correspondientes.
Seleccionamos la opción Configuración en la barra superior y comenzamos a configurar nuestros conceptos.
Posteriormente se mostrará una pantalla, en la que veremos y seleccionaremos la configuración con la que trabajaremos.
- Moneda: Es el tipo de moneda en la que se reflejará todo lo relacionado con los costos, desde el costo de un producto hasta el costo total de un envío. Por defecto toma el tipo de moneda del país en el que está registrado el cliente.
- Porcentaje de impuestos: el porcentaje que ingrese aquí se calculará automáticamente en sus pedidos. Si no desea utilizar esta opción, ponga el valor "0". Por defecto toma el porcentaje de impuestos del país en el que está registrado el cliente.
- Unidad de peso: Esta será la unidad de medida de peso que se utilizará en toda la plataforma OnDelivery, incluido el peso por producto y el peso total de un pedido.
- Unidad de volumen: seleccione la unidad de medida en la que se medirá la capacidad de los productos y los pedidos totales.
- Número de días Dashboard: Al ingresar a la Plataforma, verá un Tablero con “N” número de días que desea que se muestre la información, por defecto el valor es 7.
- Número pedido automático: Esta opción permite que los pedidos que se colocan se generen con un número de pedido automático, es decir; La plataforma genera estos números, comenzando con 0001, y cada vez que se genera un nuevo pedido, el número se genera de forma incremental.
Esta configuración es de carácter general, es decir, se aplicará a todos los pedidos generados en la Plataforma.